Dat het hierbij nog vaak mis gaat, zien we aan de vele recalls als gevolg van onjuiste etikettering. "Veel bedrijven werken nog altijd met losse documenten en spreadsheets en koppelen de data uit deze documenten handmatig aan elkaar. Naast dat dit arbeidsintensief is, is het ook nog eens erg foutgevoelig met mogelijke recalls tot gevolg", vertelt IT-specialist bij Précon Consulting Group Rien van Alphen.
Naast dat dit arbeidsintensief is, is het ook nog eens erg foutgevoelig met mogelijke recalls tot gevolg”
Specificatiebeheer is dus een belangrijk proces, waarbij fouten verstrekkende gevolgen kunnen hebben. Het digitaliseren van het proces van specificatiebeheer maakt het werk minder arbeidsintensief, betrouwbaarder en minder foutgevoelig. "Bij Précon werken we samen met softwareontwikkelaar Quasydoc. Dit is een compleet kwaliteitsmanagementsysteem dat onder andere specificatiebeheer op een krachtige manier ondersteunt", vertelt Van Alphen.
Hoe werkt specificatiebeheer in Quasydoc?
De basis van de Quasydoc module voor specificatiebeheer is een portal, waar zowel de producent als zijn leveranciers in kunnen. De producent ontwerpt een lege specificatie en laat de leveranciers voor elke grondstof de specificatie invullen. Na goedkeuring kunnen de gegevens worden overgenomen in de Quasydoc database van de producent.
Vervolgens bouwt de producent in Quasydoc zijn productstructuur met de goedgekeurde grondstoffen als bouwsteen. De ingrediënten, de voedingswaarden en de allergenen van het eindproduct worden dan automatisch berekend.
De uitkomsten worden gebruikt voor het maken van een eindproductspecificatie, maar kunnen ook gekoppeld worden aan GS1 en PSinFoodservice. Deze koppeling zorgt ervoor dat beide portals automatisch worden gevuld.
Het koppelen van gegevens in Quasydoc en externe portals is de sleutel voor efficiënter werken”
"Deze manier van werken zorgt ervoor dat alle data maar één keer geregistreerd hoeven te worden waardoor het minder tijd kost en minder foutgevoelig is", legt Van Alphen uit. "Het koppelen van gegevens in Quasydoc en externe portals is de sleutel voor efficiënter werken. Bovendien heeft Quasydoc nog meerdere handige mogelijkheden, zoals bijvoorbeeld een automatisch bericht als een specificatie verloopt, een optie om specificaties in meerdere talen aan elkaar te koppelen, of een zoekfunctie op ingrediënt. Alles is erop gericht om het leven op de afdeling specificatiebeheer eenvoudiger te maken."
Dit artikel is gesponsord door Precon Consulting Group.
