De voorbereiding, begeleiding en afronding van audits vraagt veel van bijna elke afdeling binnen het bedrijf. Vooral de kwaliteitsafdeling en de kwaliteitsmanager zijn er druk mee. Door drukte en andere werkzaamheden kan er wel eens iets mis gaan. Dit zijn de tien veelvoorkomende fouten:

1.  Er is onvoldoende kennis over de norm die getoetst wordt. Niet alleen de norm zelf is belangrijk, maar ook de interpretatie van documenten en richtlijnen.
2. Er is onvoldoende kennis over de bedrijfsprocessen.
3. Het management komt tijdens de audit met nieuwe informatie.
4. Vragen en opmerkingen van de auditor kunnen niet worden beantwoord door een gebrek aan kennis van het systeem.
5. Medewerkers proberen zaken achterwege te laten of om onderwerpen heen te draaien.
6. Er is bij de opvolging van de audit te weinig diepgang in de oorzaakanalyse.
7. Onderzochte bronnen en beoordeelde documentatie ontbreken.
8. De leveranciersinformatie is incompleet.
9. Bij interne audits worden alleen de procedures beoordeeld en is er onvoldoende aandacht voor de uitvoering in de praktijk.
10. Geen goede gastheer/-vrouw zijn.

Tips om de audit te laten slagen

Uiteraard kunnen bovengenoemde fouten worden voorkomen of opgelost. Hierbij de tips:

1. Maak een kruistabel van de norm en vul hierbij per eis in hoe de eis is geïmplementeerd. Zoek bij de norm ook de interpretatie en guideline documenten zodat je een compleet beeld hebt van wat de norm verwacht van de implementatie.
2. Betrek andere afdelingen bij de implementatie en begeleiding van de audits. Hierdoor gebruik je de deskundigheid die in het bedrijf aanwezig is. Stem de planning van de audit vooraf af zodat alle medewerkers weten wanneer zij aan de beurt zijn.
3. Gebruik onder andere de verificatie en managementreview om het managementteam voor te bereiden op de audit.
4. Bereid een audit goed voor zodat alle documentatie, handboek, verslagen etc. klaarliggen. Ken het systeem en weet welke onderwerpen voor welke afdelingen van toepassing zijn.
5. Transparantie tijdens audits is belangrijk en zorgt voor open communicatie. Het kan voorkomen dat iets nog niet af is of wellicht buiten de scope valt. Dat kan besproken worden tijdens de audit.
6. Gebruik de '5× waarom-methode’ om tot de kern van de oorzaak van de afwijking te komen.
7. Risicoanalyses en frequenties zijn gebaseerd op informatie en argumentatie. Zorg dat je goed noteert waarop de zaken zijn gebaseerd en dat de onderbouwing terug te vinden is. Dit wordt met de nieuwe versies van de GFSI-normen steeds belangrijker.
8. Infobladen 64 en 65 van de NVWA geven goed weer welke informatie van leveranciers nodig is. Daarnaast kan de informatie ook inzicht bieden in het gebruik van grondstoffen in het proces en welke gevaren intern beheerst moeten worden.
9. Loop met een medewerker van de afdeling mee en stel open vragen.
10. Bied de auditor een kop koffie of thee aan, zet een kan water met glazen op tafel en zorg voor een fijne lunch. Dit is een mooi moment om even te kletsen en elkaar te leren kennen.

Interne audits

Door goede interne audits uit te voeren, bereid je de organisatie voor op externe audits. Hierbij kunnen medewerkers wennen aan het beantwoorden van vragen over hun stukje proces. En het is een uitstekende gelegenheid om het proces goed te beoordelen. Enkele tips om interne audits goed uit te voeren:

• Verdeel het bedrijf in afdelingen en voer voor elke afdeling een interne audit uit waarbij de normelementen van de standaarden, de bijbehorende procedures en de werkwijze worden beoordeeld.
• Laat de leidinggevende/ verantwoordelijke van een aantal afdelingen een training volgen voor het uitvoeren van interne audits. Zo creëer je een team dat interne audits kan uitvoeren.
• De kwaliteitsmanager voert samen met een leidinggevende van een andere afdeling de interne audit uit. Zo krijgen meer medewerkers inzicht in het proces en het kwaliteitsmanagementsysteem.
• Observeer een tijdje op de afdeling of werk even mee zodat je kan zien wat de echte werkwijze is.
• Interview medewerkers en vraag hierbij goed door op de antwoorden die worden gegeven. De '5× waarom-methode’ kan hier goed bij werken.
• Leg alle bevindingen vast in een rapport. Vermeld ook bewijzen van wat je hebt beoordeeld, zoals de datum van registraties, beoordeelde batchcodes en foto’s van de productieronde.
• Zorg voor een goede afhandeling van de geconstateerde afwijkingen. Pak dit hetzelfde aan als bij de externe audits zoals met oorzaakanalyses en corrigerende maatregelen.
• Om de implementatie te beoordelen voordat een externe audit wordt uitgevoerd, kan een interne audit worden uitgevoerd.

Dit artikel is gesponsord door Normec Foodcare.