In het rapport komt als eerste naar voren dat de organisaties wel zijn begonnen, maar niemand echt nog compliant is. Gemiddeld werd de PPWR-gereedheid op slechts 35 procent beoordeeld. 'Hoewel 84 procent van de organisaties inmiddels in beweging is gekomen, loopt de voortgang sterk uiteen', vertelt Nico Broersen, CEO van Simvia. 'Sommige bedrijven bevinden zich nog in de verkennende fase, terwijl andere actief verpakkingsdata verzamelen. Veel organisaties zijn bezig met het bepalen van hun rol onder de PPWR.'
'We bevinden ons nog in de beginfase van de PPWR, omdat het lastig blijkt om onze rol als marktdeelnemer te definiëren. We zijn nog niet begonnen met wijzigingen aan onze verpakkingen', laat een respondent van een Duitse voedselproducent weten.
Verantwoordelijkheid onduidelijk
Op organisatieniveau zijn de verantwoordelijkheden vaak nog niet uitgekristalliseerd. Wie is verantwoordelijk? Welke afdeling neemt het voortouw? En hoe wordt eigenaarschap verdeeld over verschillende teams? 38 procent van de respondenten geeft aan dat de verantwoordelijkheid uitsluitend bij de QA belegd is. 12 procent verdeelt het tussen sustainability en packaging.
De ontvangen informatie wordt in 37% van de gevallen beheerd in spreadsheets zonder gestandaardiseerde datastructuur”
'Voordat een organisatie een effectief complianceproces kan opzetten, moeten deze fundamentele vragen eerst worden beantwoord', zegt Broersen. 'De activiteiten die momenteel plaatsvinden, richten zich vooral op informatieverzameling. Logische eerste stappen, maar er blijft nog een aanzienlijke afstand tot daadwerkelijke compliance. Ook bij het verzamelen van leveranciersdata zien we uitdagingen. Veel organisaties zijn gestart met informatieverzoeken, maar vaak zonder een volledig beeld van de impact van de PPWR op hun portfolio. Hierdoor is niet altijd duidelijk welke gegevens precies nodig zijn.'
Spreadsheets
Op de vraag met welke hulpmiddelen aan PPWR compliance wordt gewerkt, geeft meer dan een derde aan dat het intern wordt opgelost. Bijna een vijfde maakt gebruik van een externe consultant of adviseur.
Broersen: 'De ontvangen informatie wordt in 37% van de gevallen beheerd in spreadsheets zonder gestandaardiseerde datastructuur. Dat leidt tot versnipperde gegevens die later opnieuw moeten worden verwerkt wanneer audits of conformiteitscontroles plaatsvinden. Er zijn nog duidelijke uitdagingen op het gebied van leveranciersbetrokkenheid, interne capaciteit en inzicht in wat PPWR-compliance op portfolioniveau daadwerkelijk vereist.'
Het gaat volgens de CEO uiteindelijk niet alleen om het verzamelen van data. 'Het gaat om het opzetten van een schaalbaar proces waarmee verpakkingsgegevens structureel kunnen worden verzameld, beheerd en onderhouden voor honderden of zelfs duizenden SKU's.'
Druk op QA
Met meer dan een derde van de organisaties die aangeeft dat de verantwoordelijkheid bij de QA ligt, wordt de druk wederom opgevoerd bij de kwaliteitsteams. 'En dat is begrijpelijk', begint Broersen. 'Kwaliteitsteams zijn traditioneel verantwoordelijk voor compliance-documentatie en beschikken over de procesdiscipline die nodig is om regelgeving te beheren. Maar PPWR raakt veel meer dan alleen kwaliteit. De regelgeving heeft impact op verpakkingsontwerp, materiaalkeuzes, inkoop, productie, rapportage en juridische documentatie.' PPWR is daarmee geen uitdaging voor één afdeling, benadrukt de CEO van Simvia. 'Het is een organisatiebrede compliance-opgave waarbij meerdere teams betrokken zijn, ieder met hun eigen data, processen en verantwoordelijkheden.'
PPWR is geen uitdaging voor één afdeling”
Toch geeft de meerderheid van de organisaties aan dat de verantwoordelijkheid voornamelijk — en vaak uitsluitend — bij QA ligt. De complexiteit van de PPWR vraagt om specialistische kennis en structurele capaciteit. 'Dat is niet iets wat eenvoudig kan worden toegevoegd aan bestaande werkzaamheden.'
Organisaties die dit vroegtijdig erkennen, bouwen daarom multidisciplinaire teams met vertegenwoordigers uit QA, inkoop, sustainability, legal en packaging development, laat een respondent weten: 'We zijn van plan een multidisciplinair team op te zetten dat gezamenlijk aan PPWR werkt, omdat we ook duidelijke raakvlakken zien met finance.'
Multidisciplinaire expertise
Wat duidelijk naar voren komt uit het onderzoek, is dat PPWR vraagt om multidisciplinaire expertise, gerichte capaciteit, sterke interne processen, intensieve samenwerking met stakeholders en schaalbare tooling om compliance effectief te beheren over grote productportfolio's.
'We hopen dat deze en alle andere inzichten uit de PPWR survey bijdragen aan meer kennisdeling binnen de sector, meer investeringen in compliance-capaciteit en betere ondersteuning bij de implementatie van de regelgeving', besluit Broersen. 'Organisaties die nu keuzes durven te maken, zullen beter voorbereid zijn op audits én op toekomstige PPWR-verplichtingen.'
Dit artikel is gesponsord door Simvia.
