12 augustus was de deadline voor een specifieke set PPWR-verplichtingen, maar daar houdt de verordening niet op, aldus Nico Broersen, CEO van Simvia. De komende jaren volgen in fases nog meer eisen: doelstellingen voor gerecycled materiaal vanaf 2030, verplichte doelstellingen voor hergebruik en hervulling voor bepaalde verpakkingscategorieën, en etiketteringseisen die vragen om nauwkeurige, actuele verpakkingsinformatie op SKU-niveau.

Toekomstige verplichtingen

"Dit zijn geen zorgen voor ver in de toekomst", benadrukt Broersen. "Het fundament hiervoor moet nu al gelegd worden en precies daar ontstaat een aanzienlijk gat. Toen we dezelfde 202 organisaties vroegen of het verpakkingsdossier dat ze nu opbouwen geschikt is voor toekomstige PPWR-verplichtingen, bleek dat een derde dit helemaal niet heeft gecontroleerd en dat bijna de helft weet dat ze opnieuw zullen moeten beginnen. Slechts een minderheid van de ondervraagde organisaties heeft een dossier opgebouwd waarvan ze erop vertrouwen dat het ook na de al vervulde verplichtingen bruikbaar blijft."

Verborgen kosten van eenmalige compliance

De neiging om je op de directe deadline te richten is volgens de CEO volkomen begrijpelijk: "De druk van de regelgeving is groot, tijdlijnen zijn krap en organisaties werken met beperkte middelen. Maar wie PPWR-compliance behandelt als een reeks losse projecten, ziet kosten en inspanning zich opstapelen telkens wanneer er een nieuwe verplichting bijkomt of de verpakking verandert."

Verpakkingen binnen de gehele supply chain in de food & beverage-sector kunnen meerdere keren per jaar veranderen. Broersen geeft een paar veelvoorkomende voorbeelden:

• Verpakkingsleverancier wordt vervangen. Bijvoorbeeld omdat de huidige leverancier de volumes niet meer aankan of omdat inkoop een voordeliger alternatief heeft gevonden. Dit is een eenvoudige commerciële beslissing, maar wel een die het verpakkingsprofiel kan veranderen.
• Materiaalsamenstelling wordt aangepast. Een verpakkingsproducent stapt over op een andere lijm om de recyclebaarheid te verbeteren. Dit is een positieve verandering, maar betekent dat de recyclebaarheidsgegevens die je hebt aangeleverd mogelijk niet meer kloppen.
• Component wordt vervangen. Denk aan een deksel, seal of etiketmateriaal. Dit zijn veranderingen die vanuit productieoogpunt klein lijken, maar die wel degelijk gevolgen hebben voor de volledigheid en juistheid van compliancedocumentatie.

Broersen: "Binnen een gemiddeld portfolio zullen dit soort wijzigingen zich meerdere keren per jaar voordoen. Zonder een proces om deze wijzigingen te verwerken, tasten ze ongemerkt de juistheid van je compliancedocumentatie aan."

Hij geeft de conformiteitsverklaring (DoC) als voorbeeld. Dit is geen document dat je ondertekent en vervolgens kunt archiveren. "Voor verpakkingen voor eenmalig gebruik is de verklaring vijf jaar geldig, voor herbruikbare verpakkingen tien jaar. Maar die geldigheid geldt alleen zolang de verpakking precies overeenkomt met de beschrijving. Zodra er iets verandert, geeft de verklaring niet langer een juist beeld van wat er op de markt is en wordt de verklaring in feite ongeldig."

Verschil tussen project en proces

Met een robuust complianceproces en gestructureerde verpakkingsdata, die zijn gekoppeld aan de juiste componenten en worden bijgewerkt wanneer er iets verandert, hoeft er bij een leverancierswissel of materiaalaanpassing niet opnieuw een technisch dossier te worden opgebouwd. "Je werkt dan gewoon bij wat er veranderd is en de rest blijft geldig", legt Broersen uit.

"Voor QA-professionals die voor portfolio's van honderden SKU’s de compliance beheren, maakt een gestructureerd proces een aanzienlijk verschil. Zo heb je een schaalbare oplossing in plaats van dat je bij elke wijziging weer opnieuw moet beginnen." Zijn advies? "Structureer je data nu, nu het fundament nog relatief vers is. De volgende set PPWR-verplichtingen wordt dan een aanpassing in plaats van een herstart."

Samenwerking in de keten

Vrijwel alle ontwikkelingen in de regelgeving binnen de food & beverage-sector van de afgelopen tien jaar onderstrepen het belang van samenwerking in de keten. "En de PPWR is daarop geen uitzondering", vervolgt Broersen. "Het bewijs zit in de documentatie: wat er in je verpakking zit, waar het vandaan komt, wat ermee gebeurt aan het einde van de levensduur en of dat beeld in de loop van de tijd blijft kloppen. Juiste informatie die niet actief wordt onderhouden, wordt onjuiste informatie. En onjuiste informatie brengt aanzienlijke risico's met zich mee."

Voor QA- en voedselveiligheidsprofessionals is de praktische conclusie volgens Broersen helder: "Als je nu tijd investeert om je verpakkingsdata te structureren, te onderhouden en te koppelen aan je supply chain, verklein je compliancerisico’s en voorkom je toekomstig herstelwerk wanneer er nieuwe PPWR-verplichtingen van kracht worden."

Dit artikel is gesponsord door Simvia.