Op basis van gesprekken die Simvia met meer dan 150 organisaties binnen de sector voerde, tekent zich een duidelijk beeld af: de bewustwording rondom PPWR is groot, maar de operationele vertaling blijft achter. Sinds de formele publicatie van de regelgeving in februari 2025 lopen de reacties uiteen. Sommige organisaties zijn gestart met het in kaart brengen van hun impact, terwijl anderen een meer in afwachting zijn van verdere verduidelijking vanuit wetgeving, handhaving en signalen van retailers of branchegenoten.

Die terughoudendheid is deels verklaarbaar. Er bestaat nog onzekerheid over specifieke technische vereisten, zoals testprotocollen voor PFAS en de exacte invulling van recyclebaarheidscriteria. Daarnaast spelen eerdere ervaringen met gewijzigde of uitgestelde EU-regelgeving zoals de EUDR een rol. Deze hebben ertoe geleid dat organisaties voorzichtiger zijn geworden met vroege investeringen.

Niveaus van organisatorische gereedheid

Hoe goed organisaties zijn voorbereid op de PPWR, loopt sterk uiteen. Er zijn vier categorieën.

Bewustwordingsfase
De eerste en grootste groep bevindt zich in een bewustwordings- of ‘afwachtende’ fase. Deze organisaties zijn bekend met de regelgeving maar hebben dit nog niet vertaald naar concrete interne acties. Zoals een respondent aangeeft: ‘PPWR staat op onze radar, maar we hebben er nog niet veel mee gedaan.’

Verkennende fase
Een tweede groep zit in een verkennende of scopingsfase. Deze groep is begonnen met het in kaart brengen van de impact, bijvoorbeeld door productportfolio’s te analyseren en verpakkingsstromen te identificeren. Zoals één organisatie het verwoordt: ‘We zitten in de fase waarin we een impactanalyse doen om te bepalen welke materialen, specificaties en producten onder de verschillende bijlagen van de regelgeving vallen.’

Dataverzameling fase
De derde groep is actief bezig met dataverzameling. Deze organisaties hebben meer zicht op hun rol en verplichtingen en starten met het verzamelen van verpakkingsdata. In de praktijk gebeurt dit vaak nog handmatig, via e-mails, spreadsheets en gedeelde mappen. Dat maakt het proces arbeidsintensief en lastig schaalbaar. ‘Mijn inbox zit propvol’, zegt een respondent. ‘Mijn drive is onoverzichtelijk en ik zoek lang naar de juiste data van leveranciers.'

Process implementatiefase
Tot slot is er een kleinere groep die systemen evalueert of implementeert om dit proces te ondersteunen. Deze organisaties zoeken naar manieren om dataverzameling te structureren, traceerbaarheid te verbeteren en minder afhankelijk te worden van handmatige werkwijzen.

Over de hele linie geldt dat de meeste organisaties zich in een vroege fase bevinden en nog niet klaar zijn voor gestructureerde rapportage.

Belemmeringen richting compliance

Een belangrijke belemmering is het ontbreken van duidelijk eigenaarschap binnen organisaties. PPWR raakt meerdere afdelingen zoals legal, inkoop, productontwikkeling en duurzaamheid. In de praktijk is het echter vaak onduidelijk wie intern verantwoordelijk is voor de voortgang. Daarnaast brengt de regelgeving technische vraagstukken met zich mee waarvoor niet altijd direct de juiste expertise beschikbaar is. Dit leidt tot afhankelijkheid van externe partijen of leveranciers.

Ook bij organisaties die al gestart zijn met dataverzameling blijven uitdagingen bestaan. Datakwaliteit, standaardisatie en volledigheid worden vaak genoemd als knelpunten. Dit speelt breder dan alleen PPWR en hangt samen met een toenemende druk vanuit regelgeving en klantvereisten, zoals CSDDD.

Voor middelgrote en grote organisaties, met omvangrijke leveranciersnetwerken, wordt dit vraagstuk complexer. Zij moeten grote hoeveelheden verpakkingsdata verzamelen en beheren, vaak verspreid over verschillende systemen zoals e-mail, gedeelde drives en interne databases. Volgens één respondent uit het onderzoek is het elk jaar weer een uitdaging om de data te verzamelen en de verpakkingsinformatie op orde te krijgen.

Daarbij komt dat leveranciers zelf ook te maken hebben met een groeiend aantal dataverzoeken van verschillende klanten en platforms. Dit heeft invloed op de beschikbaarheid en consistentie van data. Eén organisatie zegt: ‘We hebben zo veel platforms die data opvragen bij leveranciers, en we krijgen maar de helft van de data die we nodig hebben.’

Vragen en onzekerheden

Over alle fasen heen spelen vergelijkbare vragen, met name rondom scope, verantwoordelijkheden en praktische invulling. Zeker in private label-constructies roept dit vragen op. Daarnaast is er onduidelijkheid over welk bewijsniveau vereist is voor verschillende verpakkingsstromen, zoals secundaire en tertiaire verpakkingen.

Veel van deze vragen komen samen bij de Declaration of Conformity (DoC). Dit document toont aan dat verpakkingen voldoen aan de PPWR-eisen, ondersteund door technische documentatie. De meest gestelde vraag: ‘Wie is verantwoordelijk voor het aanleveren van de conformiteitsverklaring: wij of onze verpakkingsleveranciers?’ Voor organisaties die producten onder eigen merk op de markt brengen, ligt deze verantwoordelijkheid doorgaans bij henzelf.

Hoewel veel aandacht uitgaat naar het opstellen van de DoC, bestaat er nog onzekerheid over de precieze invulling. Denk aan welke datavelden verplicht zijn en hoe documentatie uniform kan worden ingericht voor verschillende markten.

Rol van leveranciersdata

In de praktijk ligt de grootste uitdaging echter niet bij het opstellen van de DoC zelf, maar bij het verzamelen van de onderliggende data. Organisaties zijn hiervoor in sterke mate afhankelijk van leveranciers, bijvoorbeeld voor informatie over materiaalsamenstelling, recyclebaarheid en testresultaten. Dit leidt tot een toenemende stroom van dataverzoeken richting leveranciers, wat in sommige gevallen tot frictie in de keten leidt.

Zelfs wanneer data beschikbaar is, blijft standaardisatie een uitdaging. Verschillen in definities, formats en detailniveau maken het lastig om data te consolideren en bruikbaar te maken voor analyse, klantvragen en rapportage. ‘Leveranciers sturen ons verpakkingsinformatie via Excel-bestanden, pdf’s en e-mails, zonder gestandaardiseerd format, waardoor het onmogelijk is om de data te bundelen voor compliance’, komt er naar voren uit de gesprekken die Simvia voerde met meer dan 150 organisaties.

Structurele uitdagingen

De eerste observaties laten zien dat de meeste food & consumer good organisaties zich nog in een fase bevinden waarin zij hun rol en verplichtingen aan het bepalen zijn. Tegelijkertijd worden een aantal structurele uitdagingen zichtbaar, met name rondom dataverzameling, leveranciersgereedheid en interne afstemming.

Naarmate de implementatie van de PPWR dichterbij komt, zal het vermogen om verpakkingsdata te verzamelen, structureren en valideren een belangrijke factor worden in de mate waarin organisaties in staat zijn om aan de regelgeving te voldoen.

Dit artikel is gesponsord door Simvia.