Een nieuw urenregistratiesysteem: wat kost dat?

Op deze vraag krijg je niet zomaar een hapklaar antwoord. Er zijn nogal wat factoren die een rol spelen in de prijsbepaling van een nieuw urenregistratiesysteem. Daarnaast zijn er verschillende betaalconstructies mogelijk rondom dergelijke software. Dit artikel geeft jou hierin meer inzicht, maar behandelt ook de belangrijkste vragen die je kunt stellen aan leveranciers.

Je wil een totaalbeeld van de prijs die potentiële leveranciers van urenregistratiesystemen bieden voordat je de keuze voor een bepaald systeem maakt. Maar duik niet direct in de prijsstelling. Een aantal onmisbare stappen gaat hieraan vooraf.

Geen simpele vergelijking

Oké, nu eerst enkele belangrijke prijsfactoren. Ook in dit stadium al best handig om te weten. Zo voorkom je immers dat je straks iets over het hoofd ziet. Helaas zie je producten als deze niet op een prijsvergelijkingssite. Dat heeft natuurlijk deels te maken met het stukje maatwerk dat wellicht nodig is. Ook bieden leveranciers vaak verschillende betaalcondities. Dat maakt het lastiger om leveranciers simpelweg tegenover elkaar te zetten en direct de verschillen te doorzien.

Betaalcondities en aanvullende kosten

Het kan zijn dat een leverancier van een urenregistratiesysteem met een licentie werkt. Zo’n licentie is vergelijkbaar met het Office-pakket waarvan jouw organisatie wellicht gebruikmaakt. Voor het urenregistratiesysteem betaalt jouw organisatie dan een maandelijks bedrag.

‘Zo’n urenregistratiesysteem, hebben we daar nog budget voor?’

Een tegenhanger daarvan is vergelijkbaar met beltegoed, waarbij je in dit geval betaalt per tik: elke keer dat een gebruiker klokt. Toch is deze tweedeling te eenvoudig. Er zijn aanverwante kostenposten om rekening mee te houden. Vraag dus heel concreet door:

  • Krijg ik te maken met consultancy-kosten?
  • Moet ik betalen voor de implementatie van het systeem?
  • Zitten eventuele in- en uitklokpunten en pasjes of tags om mee te klokken, bij de prijs in?
  • Betaal ik extra voor hulp op afstand?
  • Wat zijn de extra kosten voor het maatwerk dat moet worden verricht?
  • Hoe zit het met updates van het systeem? Betaal ik daar afzonderlijk voor?

Kortom, zorg dat je het totaalplaatje compleet krijgt. Heb je dat plaatje voor verschillende leveranciers op een rijtje, dán ga je appels met appels vergelijken. En jij weet als geen ander: daar houden jouw collega’s van finance van.

Vragen stellen binnen de eigen organisatie

“Wat kost dat?” is een logische eerste vraag. Toch is dat iets te kort door de bocht als het gaat om een urenregistratiesysteem. Dit is namelijk pas stap 5 uit het handboek ‘In 5 stappen naar 1 antwoord op: welk urenregistratiesysteem past bij mijn organisatie?’

Dat betekent dus dat ‘de prijs’ pas volgt ná een viertal belangrijke stappen. Aan de hand van stap 1 tot en met 4 stel je de juiste vragen binnen jouw organisatie. Met de antwoorden op die vragen verschuif je de vraagstelling. Dus niet: ‘Wat kost dat?’ Maar wel: ‘Wat moet een nieuw urenregistratiesysteem ons opleveren?’

En niet alleen voor HR, maar ook voor de gebruikers op de werkvloer, de directie, de salarisadministratie, IT, finance, etc. Zo wordt een urenregistratiesysteem geen kostenpost, maar een rendabele investering die het bedrijf concrete, economische voordelen oplevert.

Focus op zaken die er écht toe doen

Het handboek is daarmee een gids die jou op weg helpt naar een goed gefundeerde en weloverwogen keuze voor een urenregistratiesysteem. Een systeem dat jouw HR-afdeling meer Data Driven maakt en hernieuwde focus geeft op HR-zaken die er écht toe doen.

Dit artikel is gesponsord door Nedap