Een operator moet niet bezig zijn met het vinden van de juiste mensen, het zoeken naar grondstoffen of een nieuw ongetest product instellen. Hierdoor verliest hij de focus op de voedselproductie en is hij te veel bezig met randzaken, waardoor er vertragingen in het proces komen wat betekent dat dit onderaan de streep geld kost.

Veiligheid

In plaats daarvan moet de operator bezig zijn met de veiligheid van zijn werkomgeving, de kwaliteit van zijn product en verpakking en de technische staat van de lijn. Hij moet zich kunnen focussen op de constante snelheid van zijn lijn, het juiste aantal mensen en teamwork rondom de lijn. Als de operator hier volledig grip en controle over heeft dan gaat de productie geld opleveren en kan hij zich focussen op de nog aanwezige verliezen in zijn proces. Hierdoor blijven klanten tevreden en verdient de onderneming geld.

Voedselproductie

Een mooie metafoor is de Formule 1. De coureur hoeft zich niet bezig te houden met de kwaliteit van zijn banden, of zijn kleding veilig genoeg is en of er wel genoeg mensen in de pit staan. Zijn team regelt alle randzaken en randvoorwaarden zodat hij zich kan focussen op snelle rondetijden.

Een voedselproducent heeft als voorbeeld de ambitie om in volume en omzet te groeien, maar kan dit alleen als de organisatie zelf meer verantwoording neemt. Door de ingezette groei zijn ook de faalkosten gestegen en wordt er dagelijks hard gewerkt om de brandjes te blussen. Om deze trend te doorbreken is er behoefte aan standaardisatie van de best practice ontstaan. Door te standaardiseren weet iedere medewerker hoe en wanneer, hij wat moet doen. Zo worden processen beheersbaar en hoeven er bijna geen brandjes meer geblust te worden.

Prestatiesturing met whiteboards

Bij deze producent is een ‘bordentraject’ gestart. De omzet, faalkosten en bijbehorende doelstellingen zijn vertaald naar concrete KPI’s op week-, dag- en uurniveau en worden tijdens bordoverleggen besproken. Elk team heeft zijn eigen bord: het MT staat aan het weekbord, het middenkader aan het dagbord en de verschillende productieteams aan de zogenaamde heartbeatborden, de borden waarop de actuele stand van zaken van de productie te zien is.

De voortgang van de KPI’s en naar bovenkomende problemen worden bij het bord door het bijbehorende team zelf opgelost. Wanneer dit niet lukt, wordt het probleem naar boven opgeschaald (van heartbeatbord naar dagbord naar weekbord) en daar worden de problemen getackeld. Zo ligt de verantwoordelijkheid daar waar deze moet zijn: zo laag mogelijk in de organisatie. Hierdoor kan de bedrijfsleider wegblijven van de details en wordt er gewerkt aan de groei-ambitie zonder vast te blijven zitten in de dagelijkse problemen.

Standaardwerk borgen

De informatie uit de hoofden van de ervaren medewerkers is omgezet naar standaardwerk. Dit zijn onder andere TWI-werkinstructies, éénpuntslessen en 5S. TWI staat voor Training Within Industry en is een trainingsmethode om werkwijzen te definiëren en medewerkers op te leiden en nieuwe werkzaamheden aan te leren. Een éénpuntsles is een maximaal gevisualiseerde werkinstructie die op één A4 bij de werkplek wordt opgehangen.

5S is een methode om de werkplek te organiseren en staat voor Scheiden, Schikken, Schoonmaken, Standaardiseren en Standhouden. Deze Lean-methode wordt ingezet om een zo efficiënt mogelijke werkplek te creëren door het wegnemen van verspillingen door de medewerker zelf.

Voorspelbaar productieproces

Door de prestatiesturing met de borden wordt het mogelijk om afwijkingen op de vastgelegde best practices te signaleren waardoor deze fijngeslepen kunnen worden. Tegelijkertijd worden verliezen uit de processen gehaald door preventieve acties uit te zetten op de afwijkingen en het definiëren van verbetermaatregelen om de grondoorzaak weg te nemen.

Door de bordenstructuur en het definiëren van standaard werk ligt de verantwoordelijkheid daar waar deze moet liggen: zo laag mogelijk in de organisatie. De operator kan nu zelf de verliezen uit de processen halen omdat hij niet meer druk is met het blussen van brandjes.

Auteur: Bas van ’t Slot, Unitmanager Commercie bij Onprove, kennispartner van VMT