De laatste jaren is er veel veranderd in de wereld van externe audits. Het gaat niet alleen meer om productkwaliteit of voedselveiligheid. Er is meer aandacht voor productintegriteit, transparantie in de keten en de bedrijfscultuur, duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen.

Het is zeker ook voor retailers als merkhouder van belang dat wat geclaimd wordt, ook waargemaakt moet kunnen worden. Maatschappelijke organisaties als FoodWatch, Stichting Wakker Dier of de Keuringsdienst van Waarde leggen dan ook een steeds grotere druk op de retailers. Daarnaast komen door de huidige analysemogelijkheden steeds meer, betere en ook sneller data beschikbaar, waarbij er meer afwijkingen gesignaleerd kunnen worden.

Integriteitsrisico’s

Er wordt een grotere betrokkenheid verwacht van het gehele management van een organisatie. Het vertrouwen van de consument staat immers op het spel. Dit heeft geleid tot de invoering van integriteitsaudits. Hiervoor moeten onder andere ook integriteitsrisico’s in kaart gebracht zijn.

Hoe voorkom je bijvoorbeeld dat er een verkeerde grondstof of etiket wordt gebruikt? Hoe wordt dat gecontroleerd en beheerst? Vooral indien er bepaalde claims op de verpakking staan. Wat zijn de uitgangspunten voor inkoop; koopt men in bij betrouwbare partners of vooral op prijs? Wie houdt hier toezicht op? Dit zijn deels ook strategische keuzes. We zien dan ook dat een steeds groter deel van de audits zich in de directiekamer afspeelt.

Hogere eisen

Daarnaast komen standaarden periodiek (veelal elke drie jaar) met updates, waarbij men op basis van incidenten in de markt de eisen verder uitbreidt. De bedrijven en de certificerende instanties hebben daardoor te maken met steeds meer eisen waartegen opnieuw geauditeerd moet worden voor behoud van het certificaat.

Door de hogere eisen aan dierenwelzijn zijn er daarnaast ook diverse extra certificaten bijgekomen. Denk bijvoorbeeld aan Beter Leven en de diverse kipconcepten waarvoor men een certificaat nodig heeft.

En er zijn ook steeds meer optionele aanvullende modules of certificaten mogelijk voor bijvoorbeeld specifieke afnemers, landen of specifieke eisen. Denk bijvoorbeeld aan Asda-module, FSMA-module en SimplyOK-audits (allergenen).

In de praktijk leidt dit tot meer complexiteit, hogere eisen aan het personeel en langere en zwaardere audits.

Op basis van praktijkervaring hierbij een aantal tips om een audit toch goed te doorlopen:

1. Speciaal bij een initiële audit: zorg voor een goede voorbereiding. Toets zelf met voldoende diepgang of je aan alle eisen voldoet (of laat dit doen). Daarbij is het niet voldoende dat zaken alleen gepland zijn, bewijs van implementatie is nodig. De periode voor de beoordeling mag korter zijn bij een initiële audit, minimaal een paar maanden. Maar alle onderdelen moeten te toetsen zijn voor een auditor. Zorg bijvoorbeeld voor procesregistraties die al geruime tijd bijgehouden worden en verslagen van interne audits met een geverifieerd actieplan en een verslag van een eerste directiebeoordeling.
2. Zorg dat alle betrokken afdelingen zoals directie, inkoop en technische dienst op de hoogte zijn van de eisen van de standaard die betrekking hebben op hun afdeling. Iedereen dient zich er bewust van te zijn dat sommige eisen zwaarder wegen dan andere. Dit betreft eisen die kunnen leiden tot een Critical of KO (Knock-Out non-conformity). Ook wettelijke afwijkingen wegen zwaar bij een audit. Denk bijvoorbeeld aan etikettering, gewichtsaanduiding middels e-teken en conformiteitsverklaringen van apparatuur.
3. Zorg ook dat wijzigingen van standaarden zo snel mogelijk na de ingangsdatum goed geïmplementeerd zijn. Auditoren zien vaak dat bedrijven te laat zijn begonnen met de implementatie van de nieuwe eisen en dat bij de audit dan nog niet alles al aantoonbaar is.
4. Controleer bij grote wijzigingen binnen het bedrijf (zoals de opstart van een nieuwe lijn) dat deze goed gemanaged worden. Controleer tijdig of het handboek aangepast is, alles juist is opgeleverd, en waar nodig ook gevalideerd is. Geef dergelijke wijzigingen ook tijdig door aan de certificerende instelling zodat bekeken kan worden of dit van invloed is op bijvoorbeeld de audittijd of certificering.
5. Bij onaangekondigde audits; zorg ervoor dat vervangers van de contactpersoon inhoudelijk goed getraind zijn op het werkgebied dat ze overnemen. Daarnaast moeten alle documenten en registraties altijd toegankelijk zijn, zodat tijdens de audit de aantoonbaarheid geen probleem wordt.
6. Om het certificatietraject op tijd te kunnen afronden, is het belangrijk dat er waar de standaard dit vereist voldoende bewijs van correcties aangeleverd wordt. Dus bijvoorbeeld geen lege, maar ingevulde registratieformulieren en een plan voor corrigerende maatregelen, zodat de auditor en de certificatiecommissie tijdig een positief advies kunnen geven. Ook de oorzaakanalyse is vaak te beperkt, waardoor de structurele corrigerende maatregelen niet volledig aansluiten bij de oorzaakanalyse en de tekortkoming. In de praktijk moeten verbeterplannen vaak terug naar de klant om aangevuld te worden, omdat ze niet voldoen. Dit kost onnodig tijd.
7. Tot slot: controleer regelmatig, maar in ieder geval ruim voor de volgende audit of alle genomen correcties en verbetermaatregelen van de vorige audit ook effectief zijn geweest, zodat je bij de volgende audit niet dezelfde afwijking krijgt.

Een auditor geeft liever complimenten dan afwijkingen.

Auteur: Hanneke de Veer, auditor bij Vinçotte ISACert, kennispartner van VMT