artikel

Young QA: ‘Hoe wordt een handboek tastbaarder voor de werkvloer?’

Voedselveiligheid & Kwaliteit

Young QA: ‘Hoe wordt een handboek tastbaarder voor de werkvloer?’

Jonge kwaliteitsprofessionals stellen in deze rubriek een vraag aan een ervaren vakgenoot. Dit artikel is verschenen in VMT 8 van augustus 2019.

Deze keer vraagt Neil Gielissen van Van Melik Meester in Vleeswaren, Salades en Maaltijden: “Op 1 april is onze hele productie verhuisd naar een nieuwe plek pal naast de oude locatie. Hierdoor is een vernieuwing van ons handboek noodzakelijk. Hoe maak je dat tastbaarder voor de mensen op de vloer?” Marinka Grünbauer van Luiten Food geeft antwoord.

“Een verhuizing is een hele onderneming die nogal  wat gevolgen heeft voor het kwaliteitshandboek. Veel onderdelen worden vaak toch net iets anders dan in de oude situatie. Denk alleen al aan de routing van diverse onderdelen en de procesflow, en welk effect dit kan hebben op de risicoanalyse.

In 2016 hebben wij tussen twee bestaande panden een nieuw pand gebouwd. Destijds moesten we bijna ons hele handboek herschrijven. Om het tastbaarder te maken voor de werkvloer, hebben wij de medewerkers zelf de werkinstructies en registratieformulieren laten schrijven. Natuurlijk hebben we wat strubbelingen gehad. Maar nadat we hadden uitgelegd waarom we de procedures wilden herschrijven, werkte iedereen mee. De kwaliteitsdienst zorgde ervoor dat aan alle GFSI-eisen werd voldaan. Het doel hiervan was om de medewerkers in te laten zien dat het werk dat ze doen belangrijk is voor alle processen in de hele organisatie. Hierdoor werd het voor ons als kwaliteitsdienst weer veel makkelijker om, waar noodzakelijk, veranderingen teweeg te brengen.

Tijdens dit proces leerden wij elkaar veel beter kennen. Er ontstond wederzijds respect, begrip voor elkaars vakgebied en veranderingen werden bespreekbaar. We veranderden van ‘die lastige dames van kwaliteit’ in een volwaardige gesprekspartner. De medewerkers wilden vooral weten waarom bepaalde dingen ingevuld moeten worden: voorheen was het vooral omdat het van de kwaliteitsafdeling moest. Een groot voordeel van deze aanpak is dat wanneer werkinstructies of registraties niet voldoen aan dat wat met elkaar is afgesproken, dit nu veel sneller gesignaleerd wordt en dat hierop actie wordt ondernomen. Vaak hoeven we niet eens meer op een interne audit te wachten om afwijkingen/veranderingen in het systeem waar te kunnen nemen omdat de medewerker het zelf al heeft gezien. Ook mooi is dat medewerkers niet meer bang zijn om een auditor/inspecteur te woord te staan. Ze praten nu veel makkelijker over hun werkzaamheden omdat ze de werkinstructies als geen ander kennen en weten dat ze niets verkeerd zeggen.

Een handboek kan een heel mooi boek zijn, maar als de inhoud geen afspiegeling is van de werkelijkheid, heb je er niets aan. Tenslotte is iedere medewerker in een organisatie belangrijk om kwaliteit en voedselveiligheid van de producten op het hoogste niveau in de markt af te zetten.”

 

 

 

Marinka Grünbauer, Quality Manager bij Luiten Food

Reageer op dit artikel