Deze keer vraagt Kelly Wientjes van Veco Zuivel:

“We lopen regelmatig hygiënerondes. Hoe zorg je ervoor dat je elke keer weer met een frisse blik de ronde loopt, je niet blind staart op de punten die telkens terugkomen en niet vervalt in gemakzucht?

Sander van der Wal van Jos Slippens Vleeswaren antwoordt: 

“Ik begrijp je vraag. Als je vaak zelf een hygiëneronde loopt, heb je een aantal speerpunten en terugkerende zaken waarmee je een focus creëert. Het gevaar is dat hierdoor andere zaken onderbelicht raken. Wij ondervangen dat door ons team van vijf kwaliteitsmedewerkers bij hygiënerondes te laten rouleren. Bovendien lopen ze deze rondes samen met de afdelingschef. Ook deze chefs laten we rouleren, zodat ze elkaars afdelingen beoordelen. Dat zorgt voor een frisse blik.

Onze ervaring is dat een kwaliteitsmedewerker een andere focus heeft dan een afdelingshoofd. Een kwaliteitsmedewerker let specifiek op de hygiëne, maar vooral ook op de procedures en de werkwijzen. Wat is er met elkaar afgesproken? En hoe wordt dit in de praktijk uitgevoerd? Zijn alle artikelen voorzien van de juiste informatie? Voldoet alles aan de afgesproken specificaties? Een afdelingshoofd kijkt met andere ogen. Hij heeft een aantal speerpunten die hij belangrijk vindt voor zijn eigen afdeling. Door die te toetsen aan een andere omgeving en hier feedback op te geven, houd je elkaar scherp.

Wij meten de hygiëne dagelijks door algemene rondes te lopen. Daarnaast zijn er in een wisselende frequentie hygiënerondes, afhankelijk van de werkzaamheden die plaatsvinden op de afdeling. Tijdens een ronde meten we niet alleen de hygiëne, maar kijken we met name naar de manier van werken. Bij een afwijking is het interessant om samen met de medewerkers en de afdelingshoofden de verdieping te zoeken in de oorzaak. Is het een incident? Of is er iets veranderd waardoor een bepaalde werkwijze niet meer functioneert of afdoende is?

Ten slotte lopen we minimaal vier keer per jaar een ronde met de afdelingshoofden en het managementteam. Dat laatste team is meer gericht op hoofdzaken. Soms is het interessant om heel gedetailleerd naar processen te kijken. Maar om de status van de fabriek in zijn geheel te beoordelen, is het tijdens die rondes nuttiger om alleen naar de hoofdzaken te kijken.”