Volgend jaar gaan zij en Convenience zelf op voor het audit+-certificaat. Want de borging van de keten stopt pas bij de schakel die aan de retailers levert. Naar verwachting nemen ook zij uiteindelijk audit+ in hun inkoopvoorwaarden op.

Ze kwamen elkaar zo’n twee jaar geleden tegen op een voorlichtingsbijeenkomst van Riskplaza. Babette Weenink, hoofd kwaliteit van familiebedrijf Borgesius, en directeur Sjoerd Kanters van Riskplaza. Op dat moment hadden alle vijf broodbakkerijen van Borgesius de veiligheid van hun grondstoffen geborgd door die uitsluitend van audit+-gecertificeerde leveranciers af te nemen. Weenink kwam dan ook vooral voor hun zesde vestiging, Borgesius Convenience. “Ruim zes jaar geleden ben ik hier begonnen. Eerst hebben we het kwaliteitsmanagementsysteem van de holding verder ontwikkeld en vervolgens daar zaken als arbo, milieu en bedrijfscontinuïteitsmanagement (BCM) aan gehangen en opgetuigd, maar ook de professionalisering van onze risico-analyses van orde en netheid, Good Manufacturing Practices (GMP) en processen. Toen we twee jaar ge leden bij Convenience de risicoanalyse van de grondstoff en wilden professionaliseren, kwam Riskplaza in beeld.”

Vreemde eend

Convenience in Leeuwarden is binnen Borgesius een vreemde eend in de (brood) bijt. Daar assembleren tachtig medewerkers een breed scala aan koelverse gemaksproducten. “Onze afnemers willen allemaal informatie over hoe wij de veiligheid van deze producten borgen. Het invullen van questionnaires en het begeleiden van audits vergt enorm veel tijd”, zegt Weenink. “Door onze leveranciers deel te laten nemen aan Riskplaza moeten wij die tijd flink terug kunnen dringen. Onze afnemers weten via het audit+-certificaat immers dat onze leveranciers alle gevaren onderkennen, passende maatregelen hebben genomen en de overgebleven gevaren via beheersmaatregelen hebben geborgd.”

Leveranciersbijeenkomst

“Inmiddels zijn we zo ver dat we onze leveranciers willen informeren en prikkelen om zich aan te sluiten bij Riskplaza”, vervolgt Weenink. Het gaat volgens haar globaal om vijftig uiteenlopende leveranciers, van groente tot bladerdeeg en van vis tot droge worst. Vaak gaat het om zeer specifieke bedrijven, zodat Convenience per product categorie meerdere leveranciers heeft. Daardoor zijn de af te nemen hoeveelheden soms klein. “Je kunt dus tegen leveranciers die 10 kg in de week leveren niet zeggen dat zij moeten. Wel kun je hen de voordelen van Riskplaza laten zien en prikkelen om zich, of liever gezegd hun branche, aan te sluiten bij Riskplaza.”

QA Borgesius Convenience nodigde de dertig meest kritische leveranciers op 27 september uit om deel te nemen aan de Borgesius-Riskplaza-leveranciersdag. Naast Kanters en Borgesius Convenience heeft een audit+- gecertificeerde leverancier daar een presentatie verzorgd. “Voor de meeste leveranciers is Convenience een kleine afnemer, maar we hopen hen hiermee toch nieuwsgierig te maken. Iedereen was gekomen. Een hoopgevend signaal, aangezien audit+ op den duur een inkoopvoorwaarde wordt. Al begrijpen we dat organisaties daar tijd voor nodig hebben. Het belangrijkste op dit moment voor ons is dat ze de wil uitspreken om er op termijn aan te willen voldoen. Wat ons betreft zijn over een jaar alle leveranciers zo ver, dus ook de overige twintig van de minder risicovolle producten.”

Verantwoordelijkheden in keten

Kanters vertelt dat Convenience zelf op 12 oktober de initiële audit heeft ondergaan. Volgend jaar volgt de tweede fase van de audit, waarna het bedrijf hoopt het

audit+-certificaat te mogen ontvangen. “Als alle leveranciers audit+ zijn gecertificeerd, is – net als bij de bakkerijen – de audit+ voor Convenience vrij eenvoudig. Naarmate er meer leveranciers niet audit+ zijn gecertificeerd, zal Convenience zelf veel werk moeten steken in de borging van de grondstoffen van deze leveranciers en het aantonen daarvan.” Weenink: “Dat laatste willen we niet. We willen de verantwoordelijkheid daar in de keten leggen waar die hoort.” En Kanters: “Dat is fase 1. Daarna is het plan om ook de bakkerijen van Borgesius op audit+ te krijgen. Dat traject zal minder zwaar zijn dan voor Convenience omdat vrijwel alle vaste leveranciers al audit+ zijn.” Weenink: “Dat moet met een halve dag bekeken zijn. Feitelijk gaat het om de interne organisatie en borgingssystematiek.”

BRC- en IFS-certificaten

Dat de audit+-audit voor de bakkerijen en op termijn dus ook voor Convenience slechts een halve tot hele dag vergt, heeft alles te maken met het hebben van BRCen IFS-certificaten. Alle locaties hebben volgens Weenink BRC AA (5 minors of minder). Convenience en Nieuw Amsterdam hebben daarnaast IFS, beide 99,5 procent. Weenink: “De basis is dus goed. Alle audits houden ons scherp. Het kwaliteitssysteem inclusief de risicoanalyses wordt zeker iedere twee maanden, soms zelfs maandelijks, beoordeeld. Ook vanuit de retail vinden er twee keer per jaar onaangekondigd audits plaats. Dat noemen we quick scans. De door hen ingehuurde CI, in ons geval ISACert, neemt in een dag aan de hand van een lijst de zaken met je door die de retail belangrijk vindt, van allergenen tot klachten en draaitijden, hygiëne en de leveringsperformance.” Weenink vervolgt: “Door partner te worden van Riskplaza willen we meer het accent leggen op de grondstoffen, ook al omdat het hele voortbrengingsproces daar begint. Bij de gangbare audits is voor de borging daarvan te weinig tijd om er dieper in de duiken. Bovendien zijn de Riskplaza-auditoren specialisten op dit gebied en kunnen wij dus ook weer van hen leren. De risicoanalyse kan nog zeker worden verbeterd. Daar kan ik zeker nog van leren, meer kijk op krijgen en ervaring mee opdoen.”

Commitment leveranciers

Audit+ is voor de meeste leveranciers van Convenience niet uit de lucht komen vallen. Op de vraag hoe lang de vijftig leveranciers de tijd krijgen om audit+ te behalen, antwoordt Weenink: “We hopen door de leveranciersdag commitment van directies en kwaliteitsverantwoordelijken te krijgen. Natuurlijk kan het zijn dat ze over bepaalde aspecten goed moeten nadenken. Als hun terughoudendheid echter is ingegeven door er geen zin in te hebben, dan zijn ze bij ons aan het verkeerde adres.”

Kanters: “Een kruiden- en specerijenbedrijf met enkele honderden leveranciers lukte het om het systeem in drie, vier maanden op te tuigen, maar was er wel iedere dag mee bezig. Terwijl het al BRC en IFS heeft. Kun je nagaan wat voor wereld er nog te winnen valt bij de grondstoffen. Dat komt omdat bij de Riskplaza-audit niet met steekproeven wordt gewerkt, maar alle gevaren van alle grondstoffen van alle leveranciers worden getoetst. Aan de hand van facturen wordt ook daadwerkelijk nagegaan of er wordt gewerkt zoals wordt aangegeven. Die tijd geven we onze auditoren.”

Inkooponderhandelingen

In tegenstelling tot de bakkerijsector is Convenience een erg grillige markt waar elk jaar wordt getenderd. Dat zorgt voor een spanningsveld met kwaliteit. Weenink: “Ik snap best dat er soms andere keuzes worden gemaakt om mee te gaan met een tender, maar daar valt dan ook weer een oplossing voor te verzinnen. Als familiebedrijf streven we naar een lange termijn, ook bij de samenwerking met onze toeleveranciers.” Kanters: “Het draait uiteindelijk om vertrouwen. Iets dat ook bij een gevarenanalyse erg zwaar weegt. Juist bij langdurige samenwerking ken je elkaar, weet je elkaar te vinden bij een klacht of als er problemen zijn. Dat zijn cruciale zaken voor de analyse of iets wel of niet een risico wordt. Dan kun je soms beter iets meer betalen om iets geen risico te laten worden dan een dubbeltje minder en er zelf mee aan de gang te moeten.”

Fabrikanten ook audit+

Dat de bakkerijen en Convenience volgend jaar zelf ook opgaan voor audit+ is volgens Kanters redelijk uniek. “Dat de laatste schakel voor de retail ook het audit+-certificaat kan behalen, is altijd al mogelijk geweest, maar in het verleden beslist onderbelicht gebleven. Ook bij fabrikanten kunnen er intern zaken verkeerd gaan. Ook dat vormt voor de voedselveiligheid en dus voor retailers een zeker risico. Daarover voeren we gesprekken met diverse retailers. Die willen Riskplaza omarmen. Ik schat in dat het niet lang zal duren totdat ook zij eisen dat deze laatste schakel van de keten audit+-gecertificeerd moet zijn. Retailers willen niet reactief, maar proactief zaken regelen en borgen. Daar kan Riskplaza hen enorm bij ondersteunen, iets dat retailers ook steeds meer inzien.” Sinds een jaar verzorgt Riskplaza ook masterclasses. Daarvan zijn er inmiddels tien gegeven. “Bij de eerste vijf zag je alleen maar toeleveranciers”, vertelt Kanters. “Bij de laatste vijf zagen we veel meer fabrikanten van eindproducten. Het verhaal dat ook de laatste schakel veel profijt kan hebben van audit+, wordt steeds duidelijker. De tijd die Borgesius nu kwijt is voor die vijftig leveranciers met questionnaires en audits, kunnen straks gebruikt worden om andere zaken te regelen.

Riskplaza verder ontwikkelen

Sinds twee jaar is de People in Food Holding verantwoordelijk voor Riskplaza. In 2008 is Riskplaza begonnen in de bakkerijsector met een database met daarin de gevaren die verbonden zijn aan grondstoffen. Die wordt verder uitgebreid naar tal van andere sectoren. “Dit jaar hebben we versie vier van ons auditschema gepubliceerd”, vertelt Kanters. De komende jaren wil Riskplaza fabrikanten van eindproducten bij dit ketengarantiesysteem laten aansluiten. “De volgende stap is internationaal doorbreken”, aldus Kanters. “Door de ISO 17021 voor managementsystemen te behalen, hopen we nog dit jaar erkend te worden door de Raad van Accreditatie (RvA). Daarmee krijgt ons schema dezelfde status als dat van FSSC 22000, BRC en IFS. En in een recent rapport verwees de FVO in Dublin naar Riskplaza als zijnde best practice voor de hele Europese Unie. EFSA adviseerde daarop over Riskplaza meer kennis op te doen. Op die manier start een nieuwe fase van internationalisatie. Een bedrijf als Cargill, waarvan inmiddels acht productielocaties in Nederland, Duitsland en B elgië audit+ zijn gecertificeerd, kan dan ook zijn andere bedrijven in de olie-, cacao- en suikerdivisie wereldwijd bij Riskplaza laten aansluiten. Daarover zijn we met hen in gesprek. Ook een concern als Cargill hoopt dan het aantal audits en question naires van afnemers terug te kunnen dringen omdat het met audit+ kan aantonen dat het de veiligheid van hun grondstoffen en eindproducten afdoende heeft geborgd.”

Borgesius

Het familiebedrijf Borgesius is in 1895 opgericht. Inmiddels is de zevende generatie met drie broers vertegenwoordigd in de directie. Kern van het bedrijf zijn de vijf broodbakkerijen die dedicate produceren en leveren aan grote retailers. De vestiging in Stadskanaal maakt tevens diverse broodspecialiteiten. De bakkerijen werken veelal met vaste recepturen en vaste leveranciers. Borgesius Convenience startte in 1990 als Duiven Belegd Brood en betrok in 2000 in Leeuwarden een geheel gemoderniseerde productielocatie. Daar wordt onder de naam Borgesius Convenience een zeer divers scala koelverse gemaksproducten geassembleerd voor vooral tanksta### Tussenkop ###tions, inflight catering, to go-winkels, maar ook pizza’s en wraps. Een beperkt deel daarvan wordt onder het eigen merk The Bread Office op de markt gebracht. In Groningen heeft het bedrijf een Bakkerscafé.