Gebrek aan samenwerking transparantie tussen voedingsbedrijven en retailers vormen cruciale knelpunten bij het terugdringen van verlies van verse voeding in de logistieke keten, zo blijkt uit het Fresh Food Logistics-project van het Vlaams Instituut voor de Logistiek (VIL). Wat zijn de oplossingen? Centraal bij het VIL-project dat in 2015 begon, stonden het identificeren van knelpunten, het uitwerken en vertalen van oplossingen naar concepten voor de praktijk. Elf ondernemingen namen hieraan deel: voedingsbedrijven, retailers en transport en logistiekbedrijven.

Het gros van de verse voeding leveren producenten aan in een distributiecentrum (DC) van de retailer of bij diens logistieke dienstverlener. Daar worden de producten tot op winkelniveau gesorteerd om vervolgens op transport te gaan naar betreffende retailers.

Ketendenken

“Het gebrek aan ketendenken en samenwerken tussen bedrijven, leveranciers en retailers staat ook bekend als silodenken”, zegt projectleider Ludo Sys.

“Point-of-sale-informatie (POS) van de winkelvloer wordt niet gedeeld met de voedingsproducent en de logistieke partner(s). De macht ligt bij de retailers, maar die snijden zich in hun eigen vlees.” Gemiddeld gaat volgens het onderzoek al gauw tussen de vijf en tien procent van de verse producten verloren in de retail.

Toeleveranciers en retailers

Elk bedrijf, zowel aan de kant van de toeleveranciers als aan die van de retailers, maakt zijn eigen voorspelling van de toekomstige marktvraag, verduidelijkt de projectleider. “Het voorspellen van de vraag gebeurt doorgaans op drie niveaus in de keten zonder veel onderling overleg, waardoor er ook driemaal een risico op verlies (of tekorten) ontstaat, namelijk in het winkelpunt, bij de centrale aankoopdienst van de retailer die de bestellingen plaatst bij de leverancier en bij de leverancier zelf.” Elk bedrijf in de keten creëert nu zijn eigen forecasting op basis van beperkte marktgegevens, wat leidt tot een optelsom van foutenmarges.

Oplossingen voedselverspilling

De elf deelnemers aan het project formuleerden acht oplossingsrichtingen om voedselverspilling tegen te gaan.

1. Secundaire verpakkingen standaardiseren: betere beladingsgraad transport en lager risico op schade bij transport en behandeling;

2. Introductie van rolkarren – kosten/batenanalyse: vlotter laden en lossen, lager risico op beschadiging kwetsbare producten, versus problematiek beheer en retour rolkarren;

3. Assortiment rationaliseren en evalueren: hogere voorraadrotatie en lagere voorraadkosten door cut the tail (vooraleer een nieuw product mag geïntroduceerd worden, moet een minder goed verkopend product het gamma verlaten, red.) en monitoring van de introductie van nieuwe producten;

4. Geavanceerde forecasting tool: minder derving en betere service door een betere matching tussen verkoop en productie (leverancier/producent) en tussen aankoop en verkoop (groothandel en retail);

5. Geoptimaliseerde forecasting door delen van data, overleg en transparantie: verdere optimalisering op ketenniveau door een grotere transparantie tussen productie/aankoop/verkoop (bedrijfsoverstijgend);

6. Vendor Management Inventory: betere aansturing van productie en optimalisering van transportbewegingen door leveranciersbeheer van voorraden op depot- of winkelniveau;

7. Verzendeenheden vastleggen en evalueren: meer overleg met betrekking tot verzendeenheden. Extern tussen leverancier en retailer, intern bij retail (aankoop / logistiek / winkelpunt);

8. Ketendenken (intern): herdenken van Key Performance Indicators (KPI’s) in functie van crossdepartementeel samenwerken op meerdere niveaus (aankoop versus logistiek) om conflicterende belangen uit te sluiten.

Vraag en aanbod

Sys: “Het gebruik van gespecialiseerde forecasting-software kan voor een betere matching zorgen tussen de vraag en de bestellingen of productie.” De producenten en retailers die deelnamen aan het Fresh Food Logistics-project uitten echter hun zorgen over de nauwkeurigheid.

Feit is dat de software rekening moet houden met tal van parameters. Dat gaat van historische verkoopgegevens en verwachte zakencijfers,eigen promoties van het bedrijf en concurrenten, tot aan seizoeneffecten en weersomstandigheden zoals de onverwacht (erg) warme periode van afgelopen zomer.

Het aantal Stock Keeping Units (SKU’s) stijgt volgens het VIL jaarlijks tussen de 5 en 10%. Sys: “Dit brengt heel wat extra verlies met zich mee voor met name de retailer.Hoe breder het assortiment, hoe moeilijker het beheer en hoe groter het risico op verlies. Er kunnen tien varianten bestaan van hetzelfde product die alle met dezelfde verzendeenheid aangeleverd worden, maar die niet allemaal even vlot verkopen. Dit verhoogt het risico op derving extra. Er worden slow movers ofwel traag lopende producten gecreëerd die rekruimte opeisen, maar weinig verkopen genereren.”

Introductie voedingsmiddelen

“Een mogelijke oplossing is meer overleg en samenwerking tussen leverancier/producent en retailer bij de introductie van nieuwe artikelen. Dat is meteen het moment om goed na te denken over de verzendeenheden. Een optie is ook het rationaliseren en evalueren van het assortiment. Zo kan drie maanden na de introductie een evaluatie worden gemaakt om te zien of het nieuwe product al dan niet iets toevoegt. Een andere mogelijkheid voor de retailer is de cut the tail-aanpak: vooraleer een nieuw product geïntroduceerd mag worden, moet een ander(minder goed verkopend) product het assortiment uit”, vertelt Sys.

Categoriemanager

In het rapport Fresh Food Logistics wordt ook een herziening voorgesteld van de rol van de Category Manager bij de retailer: “Diens verantwoordelijkheid moet de hele keten bestrijken van begin tot eind, niet alleen aankoop, zodat de gevolgen van foute keuzes in het assortiment voor hem duidelijk zijn en ontmoedigd worden.”