Wereldwijd kiezen dagelijks 160 miljoen mensen voedingsmiddelen en huishoudelijke en persoonlijke verzorgingsproducten van Unilever. Deze multinational streeft een totale controle na over de productveiligheid en productkwaliteit. Essentieel daarvoor is dat in elke fase van een product alle eigenschappen nauwkeurig zijn gespecificeerd. Een sluitend voedselveiligheidsplan (HACCP) en uitgebreide specificaties zijn daarbij basisvoorwaarden.

Interspec
Om de gigantische stroom van meer dan 600.000 specificaties in goede banen te leiden, heeft Unilever een centraal opgezet specificatiesysteem in Interspec (Simatic IT) Interspec.
Alle specificaties zijn gegroepeerd in vijf lagen, vanaf de ingrediënten (ING) in de onderste laag, tot aan de distributie-eenheid (DU) in de bovenste laag.

Er wordt ook duidelijk gemaakt welk deel van de organisatie verantwoordelijk is voor welke specificaties. Het geel gekleurde deel wordt beheerd door de zes global development centres. De productontwikkelaars daar stellen met de ingrediënten (ING) een recept samen (MIX) dat uiteindelijk leidt tot een product in een verpakking (CUC).

Binnen de development centres hebben data-management-teams de taak om alle informatie op een gecontroleerde manier in het systeem in te voeren. Controles en goedkeuringen vinden plaats via een systeem van elektronische handtekeningen.

De informatie voor de consument (CON, oranje) komt van de marketing & salesorganisatie. Deze wordt vertaald in het Artwork (ART), waarin lay-out en tekst voor alle etiketten en labels wordt vastgelegd.

Het groene deel is de verantwoordelijkheid van de fabriek waar het product wordt gemaakt. Het lokale implementatieteam vertaalt daar alle informatie in specifieke recepten, weegkaarten en werkvoorschriften. Dit moet uiteindelijk resulteren in de Consumer Unit (CU), dat in feite één compleet verpakt zakje of potje is. Deze producten worden verpakt in dozen of op trays in de zogeheten Trading Units (TU) en dan op pallets als Distribution Unit (DU) uitgeleverd.

Bill of Material
Via de ‘Bill of Material’ (BOM) is het mogelijk om de onderliggende structuur van specificaties in te zien en te openen. Dit is nodig om er zeker van te zijn dat alle informatie aanwezig is om een product ook daadwerkelijk te kunnen produceren.

Het vullen van of wijzigen van het systeem is alleen mogelijk als hiervoor een officiële procedure wordt opgestart via een ‘bewerkingsplan’ afkomstig van de marketing & salesorganisatie. Een dergelijk plan zet een reeks van handelingen in de hele organisatie in gang die uiteindelijk tot een volledig gevulde eindproductspecificatie moet leiden. Het zou te ver gaan om hier een dergelijk proces te beschrijven, maar ter illustratie van de complexiteit wordt hieronder beschreven hoe een ingrediëntenspecificatie tot stand komt en meer specifiek het microbiologische deel ervan.

Expert team
Binnen Unilever beheert het Global Interspec Team Interspec. Deze mensen zorgen er onder andere voor dat alle informatie wereldwijd op een zo gestandaardiseerd mogelijke wijze in het systeem wordt ingevoerd.

De basis voor elke specificatie is een zogenaamd ‘Global Frame’. In feite is dit een lege specificatie bestemd voor een bepaalde groep ingrediënten. Een dergelijke specificatie is opgebouwd uit een aantal vaste elementen, zoals een algemene omschrijving, eventuele wettelijke richtlijnen waaraan het ingrediënt moet voldoen, de verpakking, de samenstelling, de sensorische eigenschappen, eventuele niet toegestane afwijkingen en vreemde voorwerpen, chemisch/fysische parameters, microbiologische parameters en voedingswaarden.

Wereldwijd heeft Unilever ongeveer 50.000 specificaties voor ingrediënten. Het beheer ervan is in handen van Material Expert Teams (MET). Voor elk van de circa 20 groepen van ingrediënten is een dergelijke groep experts verantwoordelijk voor de inhoud van de ingrediëntenspecificatie. Het schema in figuur 2 laat zien welke disciplines bij deze teams zijn betrokken.

Het Expert Team bestaat uit een technoloog en ontwikkelaar, aangevuld met mensen uit de Supply Chain, die het inkopen en distribueren van de materialen verzorgen.

Waar nodig kunnen de teams worden ondersteund door mensen uit de kwaliteitsgroepen (QA), door mensen uit de implementatieteams in de fabrieken (SUITS), door mensen uit research & development (Discover) en door juristen (Regulatory).

Productontwikkelaar
In de praktijk zijn er dus veel lagen in de organisatie betrokken bij het opstellen van een ingrediëntenspecificatie. Het begint in feite bij de productontwikkelaar. Deze kiest de ingrediënten voor een nieuw of aan te passen product. Is een ingrediënt nieuw voor Unilever, dan moet een volledig nieuwe specificatie worden opgesteld. Wat er uiteindelijk in die specificatie komt te staan is de verantwoordelijkheid van de expert(s) in het Material Expert Team.

Aangezien ook de Inkoop (supply management) deel is van dit team, kan een leverancier worden gezocht voor dit materiaal. Dat begint door potentiële leveranciers een vragenlijst toe te sturen om na te gaan of ze aan de Unilever-specificatie kunnen voldoen. Is dat het geval, dan kan het data-management-team beginnen met het opstellen van de definitieve specificatie.

Naast het invoeren van informatie heeft dit team ook een belangrijke taak in het controleren van de juistheid van de gegevens. Voor zover mogelijk worden daarvoor een aantal centraal beheerde modules gebruikt, zoals voor voedingswaarde, allergenen en microbiologische parameters. Voor deze laatste parameters worden de gegevens beheerd via een centraal systeem van microbiologische criteria voor alle categorieën, waarvoor de categoriemicrobiologen in R&D verantwoordelijk zijn.

Als alle gegevens compleet en gecontroleerd zijn, moet de betreffende specificatie door zowel Unilever als de leverancier worden getekend. Voor alle ingrediënten moeten de specificaties zijn getekend om ze te mogen gebruiken. Uiteindelijk moet alle informatie worden overgedragen aan één of meerdere productiebedrijven. Dus ook de eindgebruiker, via het lokale implementatieteam, moet goedkeuring geven aan het gebruik van een nieuw in te voeren ingrediënt. Dit moet voorkomen dat er bij de toepassing onverwachte praktische problemen ontstaan.

Inzicht
De organisatie van specificaties in Interspec zorgt in elk geval dat iedere betrokkene inzicht heeft in alle informatie die betrekking heeft op een product. Dit is een zeer complex gebeuren, waar bijna iedereen in de Unileverorganisatie wel op een of andere manier bij is betrokken. Regelmatig worden projecten uitgevoerd om het systeem te optimaliseren, bijvoorbeeld door van tijd tot tijd overbodige specificaties uit het systeem te verwijderen of door bijvoorbeeld te proberen het aantal specificaties te verminderen.

Door te zorgen voor duidelijke criteria voor zowel grondstof- als eindproductspecificaties kan iedere gebruiker in het systeem controleren of de toegepaste specificaties juist zijn. Alleen onder die voorwaarden kan Unilever garanderen dat elk van de 160 miljoen producten die per dag worden gekocht, ook echt veilig zijn voor de consument en de juiste hoge kwaliteit hebben.