artikel

Specificaties gemakkelijk beschikbaar

Algemeen

Elke producent is wettelijk verplicht specificaties beschikbaar te stellen aan zijn afnemer. Tegelijkertijd willen steeds meer horecakoks, hoofden voeding en cateringmanagers weten welke ingrediënten er in een product zitten, wat de herkomst is en aan welke allergenen en keurmerken een product voldoet. Het beschikbaar krijgen van deze informatie kost bedrijven veel tijd en dus geld. De website van PS in foodservice, waarop productspecificaties worden gebundeld, biedt uitkomst.

Elke producent is wettelijk verplicht specificaties beschikbaar te stellen aan zijn afnemer. Tegelijkertijd willen steeds meer horecakoks, hoofden voeding en cateringmanagers weten welke ingrediënten er in een product zitten, wat de herkomst is en aan welke allergenen en keurmerken een product voldoet. Het beschikbaar krijgen van deze informatie kost bedrijven veel tijd en dus geld. De website van PS in foodservice, waarop productspecificaties worden gebundeld, biedt uitkomst.

De praktijk laat zien dat binnen de gehele bedrijfskolom van foodservice, binnen alle schakels, veel medewerkers actief zijn met het opvragen en verstrekken van informatie. En iedereen doet dat dan weer op zijn eigen manier. Daarbij komt dat afnemers zoals (zorg)instellingen en catering, de informatie weer handmatig invoeren in de eigen (voedingsmanagement)systemen. Al met al kosten deze activiteiten de markt en elke afzonderlijke organisatie veel tijd en dus geld. Daarnaast is informatie zelden up-to-date, omdat vaak wordt gewerkt met een pdf-bestand dat periodiek wordt aangemaakt.
De meest gangbare manieren waarop producenten momenteel informatie aan de afnemers ontsluiten, na een telefonisch of digitaal verzoek, is het toesturen per mail of fax. In basis gaat het altijd om een hardcopy. Binnen de meeste productiebedrijven is een medewerker gemiddeld enkele uren tot een dag per week bezig om de gewenste specificaties aan klanten/afnemers te verstrekken. Op jaarbasis is dit al snel honderden uren. Eigenlijk zonde van de tijd en het geld. Daarnaast zijn er producenten die de productspecificaties via de eigen website ontsluiten of via de website van GPI, de voorloper van PS in foodservice.

Digitalisering van de markt
In de consumentenmarkt zijn er diverse ontwikkelingen die laten zien hoe je op een mooie manier meer kunt vertellen over een product. Een site als bol.com is daar een goed voorbeeld van. Deze site laat zien hoeveel je kunt vertellen over zoiets als een boek. Alleen al het laten zien van de omslag creëert een meerwaarde.
Kijkend naar de beperkte productinformatie op de diverse sites van producenten en de (bestel)sites van grossiers zijn er nog volop ontwikkelingen mogelijk voor de foodservicemarkt. De informatie die momenteel beschikbaar wordt gesteld blijft vaak beperkt tot een (zeer) korte productomschrijving en logistieke gegevens; soort verpakking, (bestel)eenheid en inhoud.
Vanuit het oogpunt van de producent is het natuurlijk prettig als deze meer ruimte heeft om het (commerciële) verhaal omtrent zijn product te vertellen en een foto te laten zien van het product en de verpakking, de keurmerken en eventueel een filmpje van de bereidings- en of toepassingsmogelijkheden van een product. Voor de afnemer helpt deze informatie om een beter beeld te krijgen van een product en de onderscheidende aspecten.

De nieuwe werkwijze
De hierboven genoemde werkwijzen en situaties hebben mede als input gediend voor de nieuwe database en website van PS in foodservice. Daarbij waren een aantal aspecten een belangrijk uitgangspunt.
Bewust is gekozen voor een totaal nieuwe database. Gebouwd met de meest moderne technieken en ingevuld volgens de wensen van de markt, met de flexibiliteit om door te ontwikkelen en nieuwe tools toe te voegen. Waarbij de database dusdanig is ingericht dat een wijziging die betrekking heeft op meerdere producten slechts één keer hoeft te worden ingevoerd, waardoor het voor de producent gemakkelijker wordt. Indien de producent een ERP-systeem heeft, kan dit worden gekoppeld met PS in foodservice, zodat informatie automatisch wordt overgelezen/gesynchroniseerd. En natuurlijk wordt de techniek slim ingezet om berekeningen en controles uit te voeren, zodat een melding direct laat zien als er iets niet correct is ingevoerd.

24/7 beschikbaar
Een ander uitgangspunt is om te zorgen dat de producent één plek heeft waar de productspecificaties van een product direct beschikbaar zijn voor (potentiële) klanten, zoals de voedingswaarde, de allergenen en de ingrediëntendeclaratie. Met daarnaast meer ruimte voor marketing en communicatie. Meer ruimte voor beeldmateriaal, plaatjes van producten en verpakkingen en logo’s van keurmerken en certificaten. En ruimte om het verhaal achter een product te vertellen, over bijvoorbeeld de herkomst of productiewijze. Of juist informatie die inspireert, middels een filmpje van de bereidings- of presentatiewijze. Door informatie goed in te zetten kan het de PR en verkoop van een product ondersteunen.
Daarbij wordt desgewenst de informatie uit de database ook weer ontsloten via de eigen website en via de bestelsite van de grossier. Zo creëer je vanuit één plek diverse manieren om je product te presenteren aan de (potentiële) klant.
Verder was een belangrijk uitgangspunt bij de nieuwe website van PS in foodservice om de productinformatie gratis beschikbaar te stellen aan elke professionele afnemer binnen de foodservicemarkt. Zowel voor de grote instellingen en cateraars als voor een kleine horecaondernemer die incidenteel meer wil weten over een product. En 24 uur per dag – 7 dagen in de week beschikbaar. Door de diverse koppelingen is de productinformatie niet alleen via PS in foodservice te vinden, maar ook via de grossier en de eigen website. Indien er bij de afnemer sprake is van een (voedings)managementsysteem wordt ook daarmee een koppeling gerealiseerd. Zodat overal in de bedrijfskolom het handwerk wordt geminimaliseerd, kosten worden gereduceerd en informatie meer realtime beschikbaar komt.

Eindelijk één plek
Elke schakel in de bedrijfskolom heeft voordelen als de productinformatie in de database van PS in foodservice staat. Fabrikanten en diverse grossiers die actief zijn binnen de professionele markt van eten, drinken en verblijven, ontsluiten de productinformatie al via de database van PS in foodservice. Alle informatie op één centrale plek, voor alle partijen in de markt, van foodservice tot retail en detailhandel. Zowel eten, drinken als non-food.
De reacties uit de markt zijn zeer positief. Vanuit producenten is een veel gemaakte opmerking: eindelijk één plek waar de afnemer alle informatie kan vinden. Dit betekent dat de producent minder wordt gebeld voor vragen, hetgeen tijd (en dus geld) bespaard.
Ook bijvoorbeeld een organisatie binnen de zorg als VHVG (Vereniging voor Food & Hospitality Management) is enthousiast over PS in foodservice; zeker zodra de database gekoppeld is met voedingsmanagementsystemen. Dit bespaart niet alleen handwerk binnen de instelling, maar biedt ook meer toepassingsmogelijkheden, zoals de communicatie op consumentenniveau via bedterminals.
De ontwikkeling van de database van PS in foodservice staat niet stil. Continu worden nieuwe elementen toegevoegd zodat de werking van de database voor de producent gemakkelijker wordt of meer toepassingsmogelijkheden biedt voor de afnemer. Het berekenen van de voedingswaarde van samengestelde producten staat bijvoorbeeld in de planning.

[kader]
PS in foodservice
PS in foodservice bestaat officieel sinds januari 2010 en is gevestigd in Wageningen. Het bedrijf heeft als doelstelling: Dé centrale plek voor alle producten, informatie en specificaties – eten, drinken en non-food – binnen de professionele markt.
Het bedrijf is voortgekomen uit GPI (Grootverbruikproductinformatie), dat ruim 15 ervaring heeft met productspecificaties, met primair de focus op voedingswaarde, allergenen en ingrediënten. De ervaringen van voorganger GPI vormen voor het nieuwe bedrijf PS in foodservice de basis, waarbij wel duidelijk werd dat er een grondige metamorfose nodig was. Een kanteling van de werkwijze en meer voordelen voor alle partijen in de bedrijfskolom. Met daarnaast een sterke focus op de technische vormgeving van de database, waardoor koppelen met producenten, grossiers en afnemers (voedingsmanagementsystemen) gemakkelijker wordt.

Reageer op dit artikel