Behalve papieren uitwisseling en het rechtstreeks invoeren van specificaties in het systeem van de afnemer, gebruikt bijvoorbeeld de bakkerijsector SpecsPlaza om informatie geautomatiseerd uit te wisselen op basis van de GS1-standaard. Toch blijkt ook hier dat het aansluiten en volgen van een dergelijke standaard voor veel bedrijven moeilijk en omslachtig is en in een aantal gevallen zelfs een brug te ver.

Q-ray ontwikkelt een dataservice die een grote efficiëntieslag in ketenspecificatiebeheer mogelijk maakt. De service baseert zich op het principe: Send once, publish many. “Leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker”.

Tijdrovende taak
Nu betekent het verstrekken van specificaties vaak dat leveranciers uitgebreide vragenlijsten moeten invullen. Voor vele afnemers telkens een andere vragenlijst. Naast de afnemers van producten zijn er ook een aantal algemene databanken die om hun specificaties vragen. Voorbeelden zijn de Levensmiddelendatabank van het Voedingscentrum, SpecsPlaza van de bakkerijsector, PS in foods databank voor de foodservice (voorheen GPI), FOODscore voor de private label-artikelen en GS1 PRODAS van GS1.

Een door Q-ray uitgevoerd onderzoek onder levensmiddelenbedrijven laat zien dat nog veel bedrijven de specificaties in Word of Excel beheren en dat afnemers en leveranciers hun gegevens nog vooral met Word, Excel of pdf–bestanden uitwisselen. Maar ook voor bedrijven met een specificatiebeheersysteem blijft beheren en uitwisselen van gegevens een tijdrovende taak. De afnemer is immers, ieder op een eigen manier, veeleisend.

Uniformiteit
Op hoofdlijnen vragen afnemers en databanken om soortgelijke gegevens. Het gaat om algemene artikelgegevens, verpakkingsgegevens, logistieke informatie, ingrediëntendeclaratie, allergenen, voedingswaarde, procesgegevens, sensorische/fysisch-chemische/microbiologische kenmerken en houdbaarheidsinformatie. Uniformiteit in de vraag en de aanlevering zou het voor producenten een stuk gemakkelijker maken.

Via een standaard van GS1 – de Food and Beverage extension – is al een mogelijkheid voor standaard uitwisseling geschapen. Een beperkt aantal leveranciers in de bakkerijsector levert op deze manier data aan SpecsPlaza, samen met de Levensmiddelendatabank van het Voedingscentrum de enige Nederlandse praktijkvoorbeelden die de standaard gebruiken. Een succesvolle standaard vergt een kritische massa. Omdat de eerste gebruikers slechts gering voordeel van de standaard hebben, bestaat het risico dat deze kritische massa pas na langere tijd, of misschien zelfs nooit, bereikt wordt. Bovendien blijken vaak variaties op de standaard noodzakelijk.

Q-ray heeft de GS1-standaard voor SpecsPlaza en de Levensmiddelendatabank geïmplementeerd. Voor de businesscase van SpecsPlaza, met belangrijkste doel het etiketteren in de bakkerijsector te ondersteunen, is behalve de productnaam ook een declaratienaam opgenomen. Ook bleek het toevoegen van bijvoorbeeld het EEG-erkenningsnummer noodzakelijk en moet een leverancier kunnen aangeven of de percentages van de ingrediëntendeclaratie voor de afnemers (in de bakkerijsoftware) wel of niet zichtbaar gemaakt mogen worden. Hiervoor waren toevoegingen op de standaard nodig.

Het proces van formeel doorvoeren van dergelijke verrijkingen in de standaard vergt meer tijd dan in de praktijksituatie beschikbaar is. Dit neemt overigens niet weg dat in nauwe afstemming met GS1 goed functionerende uitwisselingen van specificatiegegevens zijn ontstaan, waar de betrokken partijen goed mee uit de voeten kunnen.

Toekomstscenario’s
Er zijn voor de toekomst een aantal scenario’s te schetsen. Eén scenario is dat iedereen gewoon blijft doen wat hij nu doet. Dat is het ‘u vraagt wij draaien’-principe. Weinig efficiency, maar aanlevering op maat. Een ander scenario is dat er een nationale database ontstaat waar alle partijen hun informatie aanleveren. Geautoriseerde afnemers kunnen de benodigde gegevens uit deze database putten. Daarbij is het denkbaar dat verschillende databanken onderling, in overleg met de producenten, afspraken maken over doorleveren van specificatiegegevens tussen deze databanken. Veel QA-managers zijn huiverig voor dergelijke databases en vrezen dat zij de controle over hun data op die manier verliezen.

‘Send once, publish many’
De dataservice die Q-ray ontwikkelt, werkt volgens het ‘send once, publish many’-principe. De gedachte hierachter is als volgt:

Send (once)
Een producent stuurt in eerste instantie relevante productspecificaties naar een aanleverservice. Dit kan een standaardbericht zijn: GS1 Food & Beverage extension, uitgebreid met bekende aanvullingen voor de databanken. De producent kan er ook voor kiezen om een eigen bestand, in het formaat waarin het bedrijf automatiseert, aan te leveren.

Authorize
De producent vermeldt ook naar welke partijen de specificatiegegevens gepubliceerd mogen worden. Door dit autorisatiemechanisme houdt het bedrijf de controle over waar de gegevens terechtkomen.

Convert
Van te voren heeft elke ontvanger aangegeven hoe hij de productspecificaties wenst te ontvangen. De dataservice vertaalt (convert) de gegevens van de producent. Een voorbeeld is de conversie van een allergeenomschrijving als ‘Gluten’ naar een code ‘AW’ die in de gestandaardiseerde berichten gehanteerd wordt.

Publish (many)
De gegevens worden tot slot automatisch gepubliceerd naar de afnemers (bedrijven of databanken) waarvan de producent heeft aangegeven dat zij de gegevens mogen ontvangen. De producent blijft dus specificatie-eigenaar. Dit publiceren kan door de gegevens te verzenden naar een databank (zoals in het voorbeeld SpecsPlaza) of door geautoriseerde afnemers van de gegevens de mogelijkheid te bieden om deze data op te halen uit de dataservice in het door hem aangegeven bestandsformaat.

Het basisidee in deze opzet is dat de gegevens in de berichtenservice niet gestructureerd worden opgeslagen. Maar voor producenten die zelf niet over een specificatiebeheerprogramma beschikken kan de opzet worden uitgebreid. Desgewenst kunnen de specificaties rechtstreeks in een centrale database handmatig worden beheerd en van daaruit gepubliceerd. De leverancier houdt specificatiebeheer in eigen hand en houdt dus grip op de verspreiding van de gegevens.

Efficiencyslag
In dit concept is het voor producenten eenvoudig om productspecificaties en wijzigingen daarop eenmalig te versturen. De dataservice publiceert de gegevens naar afnemers, die de producent heeft geautoriseerd. Op deze manier kunnen specificaties in één keer worden verzonden naar zowel een aantal afnemers als bijvoorbeeld SpecsPlaza, de Levensmiddelendatabank of een andere databank.

Gestructureerde distributie van specificaties naar afnemers wordt hiermee een stuk eenvoudiger en kost minder tijd. De tijdsbesparing hangt erg af van het type bedrijf, de mate van wijzigingen in specificaties en het aantal afnemers. Maar als we er van uitgaan dat dit voor betrokkenen een paar dagen per maand aan tijd kost en dat 80% van de distributietijd teruggebracht kan worden, bespaart deze nieuwe opzet veel tijd. Beheer en uitwisseling van specificaties is meer en meer een ketenprobleem. Een vernieuwende benadering kan een grote efficiencyslag voor de keten betekenen.