artikel

Papierloos artikeldata uitwisselen

Algemeen

In de foodsector is afgesproken dat alle partijen in de keten eind 2012 het uitwisselen van hun artikelstamgegevens papierloos laten verlopen. Het verder verbeteren van de kwaliteit van artikelgegevens heeft daarnaast de hoogste prioriteit gekregen. Bedrijven zijn ook steeds meer geïnteresseerd in het ontvangen en verstrekken van ingrediënten- en nutriënteninformatie. De eerste stappen worden gezet.

Retailers en fabrikanten hebben te maken met vele duizenden artikelen. Het correct uitwisselen van artikelgegevens is een onmisbare bouwsteen voor samenwerking. Het gehele bestel-, lever- en facturatieproces valt of staat met juiste artikelstamgegevens, zoals productcode en -omschrijving, lengte, breedte en hoogte. De handelspartijen zetten in op het verminderen van administratieve lasten en het voorkomen van misverstanden. Via de GS1 DAS-artikeldatapool, een centrale database, gaan zij daarom hun artikeldata papierloos uitwisselen. Eind 2012 moet dit volledig gerealiseerd zijn.

Verbeteren kwaliteit
Het verder verbeteren van de kwaliteit van artikelgegevens heeft naast de structurele data-uitwisseling de hoogste prioriteit gekregen. Het is van groot belang dat de artikelbestanden van retailers en fabrikanten gelijk zijn. Alleen op die manier is te waarborgen dat beide partijen het over exact hetzelfde product hebben. Zo kunnen bedrijven hun processen beter op elkaar afstemmen, met alle voordelen van dien, zoals beter bestellen, leveren en factureren, lagere voorraden, succesvolle promoties en een betere schapbeschikbaarheid. Tegelijkertijd blijken steeds meer bedrijven geïnteresseerd te zijn in ingrediënten- en nutriënteninformatie.

Automatische piloot
Onderzoek gepresenteerd op het ECR Europe congres in juni 2009 van de Coca-Cola Retail Research Council Europe maakt inzichtelijk welke informatie de consument op het product wil zien wanneer hij voor het schap staat. Consumenten kijken allereerst naar het merk, de logo’s, productnaam en vorm en kleur van de verpakking. Dat zijn de belangrijkste herkenningspunten. Wil men alternatieven bestuderen dan worden zaken bekeken als prijs, promotie, gebruiksvoordelen van het product, houdbaarheidsdatum en gewicht of hoeveelheid. Vervolgens kijken consumenten naar ingrediënten, producteigenschappen, voedingswaarden en herkomst.

Kopers doen hun aankoop vaak op de automatische piloot. Van deze groep leest 49% geen informatie op de verpakking. Slechts 29% ziet informatie over promoties. Toch is ook een groot aantal kopers wel op zoek naar specifieke informatie:

  • 40% van de kopers heeft een verhoogde belangstelling voor informatie over allergieën of andere dieeteisen;
  • 23% wil weten of producten biologisch zijn;
  • 50% kijkt naar gezondheidsclaims.

De mate waarin de koper zich door deze informatie laat leiden, varieert per productgroep. In het algemeen ervaren de kopers het als lastig om de voor hen relevante informatie te vinden op het product. 37% verwacht dat winkelwagentjes met informatieschermen hen hierbij gaan helpen, terwijl 28% dit verwacht van de mobiele telefoon waarmee producten kunnen worden gescand.
Willen retailers en fabrikanten inspelen op de behoefte van consumenten aan extra informatie, dan moeten zij afspraken maken over de gegevens die ze willen delen.

Datapool
Fabrikanten kunnen om extra informatie vast te leggen gebruikmaken van de reeds bestaande GS1-systemen, zoals GS1 DAS. Via GS1 DAS is het nu al mogelijk om geheel automatisch artikelstamgegevens aan te bieden en door te geven. Dit is een belangrijke stap op weg naar papierloze communicatie en distributie van artikelgegevens in de keten.

GS1 DAS heeft op dit moment 880 aangesloten bedrijven. Gezamenlijk hebben zij ruim 400.000

artikelen geregistreerd in de datapool. Daarmee is de Nederlandse foodretail wereldwijd een van de koplopers op het gebied van datasynchronisatie. Deze tot op heden logistieke datapool is – mochten partijen in de markt dat willen – aan te vullen met gegevens over allergenen, ingrediënten en nutriënten. Consumenten kunnen dan in de toekomst via het scannen van een barcode op hun mobiele telefoon de voor hen relevante artikelgegevens inzien. Zo is bijvoorbeeld snel te zien of een product ingrediënten bevat waarvoor iemand allergisch is.

Door informatie elektronisch te delen zullen logistieke, commerciële en administratieve processen efficiënter en sneller verlopen en wordt de informatiebehoefte van de consument ingevuld. Eenduidige informatie voor alle betrokkenen is de basis. Of dit nu gaat om logistieke artikelgegevens of extra informatie over allergenen en ingrediënteninformatie, er zullen gezamenlijke informatienetwerken ontstaan waarop retailers en fabrikanten informatie over logistieke en vraagbewegingen delen. Daarbij is het wel belangrijk dat wordt afgesproken welke informatie je met elkaar deelt.

Welke stappen zetten?
In Nederland hebben fabrikanten en retailers de handen ineengeslagen om samen richting te geven aan het met elkaar delen van ingrediënten- en nutriënteninformatie. Er is een stuurgroep actief die binnen GS1 Nederland gaat bespreken hoe het gebruik van deze informatie nader te definiëren. Uitgangspunt is dat alleen de bedrijven zelf richting kunnen geven aan sectorbrede implementatie.

Retailers en fabrikanten hebben nog wel een aantal uitdagingen te bespreken:
Welke informatie gaan we precies uitwisselen? Alleen de informatie die nu ook al verplicht op het etiket staat (zoals ingrediënten) of meer (zoals voedingswaarden)? Bepalend voor deze keuze is welke toepassingen worden gevoed met de aanvullende informatie. Gaat het om de consumenteninformatielijnen waarbij bijvoorbeeld informatie over allergenen belangrijk is of gaat het over een toepassing waarbij recepten moeten worden samengesteld en dus de informatie over de bereidingswijze van belang is.

Welke aanvullende afspraken moeten we maken? Bijvoorbeeld zoiets ogenschijnlijk onbelangrijks als de gewichtseenheid (grammen of milligrammen?) is belangrijk om af te spreken. Natuurlijk zijn grammen om te rekenen naar milligrammen, maar zijn de versturende en ontvangende computersystemen hiertoe in staat? Welke definities hanteren we? Zo zijn er bijvoorbeeld veel vormen van kosher of halal voedsel. Hoe weet iedereen precies wat er wordt bedoeld?

Waarborgen kwaliteit
Hoe zorgen we dat de kwaliteit van de informatie gewaarborgd is? Onderzoek wijst uit dat etiketten niet altijd kloppen. Natuurlijk is het een illusie om te denken dat er nooit meer fouten gemaakt worden, maar het is wel belangrijk om met elkaar of te spreken hoe fouten worden gecorrigeerd en hoe hierover wordt gecommuniceerd. En wat is de beste manier om de kwaliteit bij de bron te waarborgen?

GS1 Nederland gaat allereerst met een kleine groep van leveranciers en afnemers antwoorden formuleren op deze en nog vele andere vragen. Op basis van die kennis en ervaringen worden de vervolgstappen gedefinieerd. De markt zal het uiteindelijke tijdspad bepalen.

Reageer op dit artikel