artikel

Gevangen in de informatieplicht

Algemeen

Leveranciers van huismerkproducten klagen steen en been over de tijd die zij kwijt zijn met het opstellen van specificaties. Zijn die klachten terecht? Of zijn zeer uitgebreide specs de nieuwe realiteit?

Een specificatie van een enkelvoudig product bestaat al snel uit twintig pagina’s. Bij meer ingewikkelde producten kan dit oplopen tot veertig pagina’s. Adri Reimerink, kwaliteitsfunctionaris bij Koninklijke Euroma (leverancier van kruiden en specerijen), vertelt dat klanten, zowel retailers als industriële afnemers, soms de gekste dingen vragen. Zoals de voedingswaarde van peper – waarvan consumenten maar een mespuntje gebruiken – de soortelijke massa van paprika of het droge stofgehalte van soep. “Soms heb ik het gevoel dat klanten zelf niet weten waarover ze praten. Het kost ons 1,6 fte om al die informatie boven water te krijgen, waar voor ons gevoel vervolgens niets mee gebeurt.”

Zo compleet mogelijk
Hanneke Vriend heeft als (interim) kwaliteitsmanager ervaring bij zowel retailers als fabrikanten. Zij erkent dat er problemen zijn, maar vindt dat fabrikanten daar voor een deel ook zelf verantwoordelijk voor zijn. “Veel fabrikanten hebben zelf hun zaakjes niet goed op orde. Ze zien specificaties als een sluitpost, terwijl het een serieuze zaak is. Ook fabrikanten die geen specificaties aan retailers hoeven te leveren, zoals A-merkfabrikanten, hebben vaak complete afdelingen om productinformatie boven water te krijgen. Met klagen komen we niet verder. Het zou beter zijn als fabrikanten de open discussie met retailers aangaan om de knelpunten aan te pakken.”

Een klacht van veel fabrikanten is dat retailers om niet-relevante informatie vragen die niet wettelijk verplicht is en die ook niet op het etiket verschijnt. Mark Vencken, kwaliteitsmanager bij Albert Heijn, vindt dat dat in ieder geval niet voor Albert Heijn geldt. “Wij hebben bewuste keuzes gemaakt in de gegevens die wij voor onze klanten van belang achten. Daarnaast vragen we om productinformatie die we nodig hebben voor komende wetgeving.” Vriend vindt dat een specificatie wel degelijk zo compleet mogelijk moet zijn. “De consument wil weten wat hij eet en daar krijgen retailers via hun consumentenlijnen vragen over. Bovendien is het belangrijk om nu al antwoord te hebben over de vragen van morgen. Kijk bijvoorbeeld naar de discussies die zijn ontstaan over het reduceren van zout.”

Literatuurgegevens
Het probleem van veel fabrikanten is dat ze veel informatie niet hebben en dat ze de grootste moeite hebben om deze boven water te krijgen. “Ik moet informatie opvragen bij mijn leveranciers, bijvoorbeeld uit Argentinië”, vertelt Marianne Jacobs, hoofd kwaliteit bij snackfabrikant Royaan. “Het kan wel een half jaar duren voordat ik antwoord heb. Op veel vragen krijg ik helemaal geen antwoord. Een analyse kost me al snel 1.200 euro. Dat is erg veel geld.” QA-manager Grea Wolters van Vion Food NL (leverancier van vers varkens- en rundvlees) heeft hier minder problemen mee. “Als wij gegevens over bijvoorbeeld voedingswaarde echt niet boven water krijgen, dan baseren wij ons op literatuurgegevens. Ik vind dat je hier pragmatisch mee om moet gaan.”

Een andere klacht is dat fabrikanten het land van herkomst moeten vermelden, terwijl sommige ingrediënten uit wel honderd verschillende landen kunnen komen. Reimerink vindt dat wat overdone. “Als er in een ver land een voedselschandaal aan het licht komt, dan zijn wij als fabrikant de eerste om in te grijpen. Daar kunnen retailers op vertrouwen.” Vriend is het daar niet mee eens. “Bij voedselschandalen is het belangrijk dat zowel fabrikanten als leveranciers snel in actie komen. Bovendien krijgen retailers dan vragen van consumenten en VWA. Het is belangrijk dat zij daar direct antwoord op kunnen geven.”

Miscommunicatie
Aan de andere kant zijn er ook retailers die klagen dat de specificaties van fabrikanten vaak onvolledig of onjuist zijn ingevuld. Jacobs begrijpt wel waar die klacht vandaan komt. “Als een retailer om informatie vraagt, dan zit er altijd spoed achter. Maar het nazoeken van informatie vraagt tijd.” In het ergste geval zou dit zelfs leiden tot recalls. “Dit ligt niet altijd aan de specificaties, maar meer aan de interpretatie van de marketeers”, vertelt Reimerink. “Zo hebben we eens een gehaktmix ontwikkeld met dieetzout. De retailer gebruikte vervolgens de claim ‘zonder zout’, terwijl er wel degelijk natrium op de specificatie stond. Om dit soort misverstanden in de toekomst te voorkomen, controleren wij tegenwoordig alle nieuwe etiketten van retailers.”

Daarnaast zijn er fabrikanten die het vervelend vinden om concurrentiegevoelige informatie op te geven. Wolters heeft daar minder moeite mee. “De samenstelling van ons product staat op het etiket. Op basis van die gegevens kun je producten niet namaken.” Reimerink vindt dit soms wel een probleem. Dit heeft hij in een aantal gevallen opgelost door de specificaties onder te brengen bij een onafhankelijke tussenpersoon die een geheimhoudingsverklaring ondertekent. Daardoor kan hij de informatie aan de klanten algemeen houden.

Foodscore
Naast het verzamelen van informatie zijn fabrikanten ook veel tijd kwijt met het (handmatig) invullen van de specificaties in de systemen van hun klanten. De meeste grote Nederlandse retailers maken daarbij gebruik van Foodscore. Fabrikanten merken dat dit systeem redelijk gebruiksvriendelijk is. Bovendien zorgt het voor uniformiteit. Toch lijkt volledige uniformiteit op korte termijn niet haalbaar. “In de praktijk heb je natuurlijk altijd te maken met bedrijfsspecifieke aspecten, zoals bij ons merk puur & eerlijk”, zegt Vencken. Ook moeten fabrikanten het systeem van Albert Heijn in het Engels en (voor een klein deel) in het Nederlands invullen, wat weer een extra handeling betekent. “We zijn een internationaal bedrijf dat met internationale leveranciers werkt”, vertelt Vencken. “Daarnaast geeft de Engelse taal ons de mogelijkheid om op basis van zoektermen analyses te maken. Alleen de informatie die op de verpakking komt, willen we ook in het Nederlands hebben.”

De systemen van industriële afnemers leveren meer irritatie op, zoals het systeem van Hamilton Grant. Dat is traag, het trekt automatisch conclusies die niet altijd kloppen (bijvoorbeeld bij het ontbreken van een metaaldetector), een producent kan de informatie niet altijd kwijt (bijvoorbeeld als hij meerdere leveranciers voor een product heeft) en er is een keuzemenu dat niet altijd voldoende keuzes geeft. “Bij het invullen zit je vaak tegen zandlopers op je scherm aan te kijken. Vervolgens moet je veel dingen alsnog via de mail doorgeven”, vertelt Reimerink. “Samen met de afnemer bekijken we hoe we dit systeem kunnen verbeteren.”

Foodscore werkt nu aan een module voor de toeleveranciers van voedingsmiddelenproducenten. Deze kunnen met de informatie in deze module gemakkelijker het Foodscore-systeem van de retailer invullen. Reimerink betwijfelt of dat de oplossing is. “Industriële klanten vragen vaak om vrij technische informatie en iedere klant heeft daarin zijn eigen stokpaardjes. Dat heeft natuurlijk alles te maken met de uiteindelijke toepassing bij de klant. Als je na het invoeren ook nog eens moet mailen of bellen voor extra informatie, dan heeft een systeem natuurlijk geen zin.”

Up-to-date
Een laatste probleem is dat het lastig is om specificaties up-to-date te houden. Reimerink: “Als wij – door problemen op de wereldmarkt of vanwege de beschikbaarheid – een ingrediënt vervangen, dan kost het ons veel tijd om alle eindspecificaties aan te passen. Daarom maken we altijd de afweging of en in hoeverre deze andere grondstofspecificatie van invloed is op de eindspecificatie. Op die manier kunnen specificaties productontwikkeling soms in de weg staan.” Vriend vindt dat typisch zo’n situatie waarbij de fabrikant het gesprek moet aangaan met de retailer. “De ene retailer zal daar strikter in zijn dan de andere. Maar als het niet om substantiële wijzigingen gaat, dan is daar best een oplossing voor te vinden.”

Reageer op dit artikel