Vitablend maakt vitaminemengsels en anti-oxidanten. In 2008 kreeg de Barentz groep een meerderheidsbelang en sindsdien heeft Vitablend er twee zusterbedrijven bij: Barentz Ingredients en Li Frank. Maarten de Boer, directeur financiën en IT en Wieck Ernstsen, IT manager, vertellen over de strategische keuzes van Vitablend.

“Wij hebben bewust maatwerksystemen laten ontwikkelen, maar die zijn wel gebaseerd op industriële, leverancier-onafhankelijke standaarden zoals ISA-88 en ISA-95. Nu hebben we oplossingen die nauw aansluiten bij onze processen en waarin we toch vrij gemakkelijk ook de processen van Barentz Ingredients hebben kunnen onderbrengen. Als we voor een standaardpakket hadden gekozen, dan waren we in een richting gedwongen”, vertelt Ernsten.

“In de toekomst willen we de drie productiebedrijven qua automatisering op gelijk niveau brengen. Dankzij het hanteren van industriële standaarden hebben we daarvoor in het verleden al een goede basis gelegd”, aldus De Boer.

Vitablends IT-landschap bestaat uit diverse, met elkaar geïntegreerde systemen. Het kantoor heeft AccountView, voor R&D is het Codeless Vitablend Formulation System (CVFS) ontwikkeld, het lab gebruikt Starlims en de fabriek werkt met FMS, een productie en informatiesysteem ontwikkeld door TASK24.

Wat zijn de belangrijkste uitdagingen geweest bij het bepalen van de juiste IT-strategie?
Ernsten: “Hoe behoud je kennis, was de belangrijkste. We hebben veel kunnen oplossen dankzij de juiste ICT-middelen. We borgen bijvoorbeeld onze R&D-expertise in een informatiesysteem en in FMS zit nu de kennis die de operators vroeger in hun hoofd hadden.”

De Boer: “Kennisborgen en het wegnemen van complexiteit zijn belangrijk. Doordat de werkwijzen grotendeels in systemen vastliggen, kunnen we relatief eenvoudig en snel nieuw personeel inwerken.”

Ernsten vult aan: “En dat moet ook snel kunnen. De groeifasen waar we doorheen zijn gegaan, hebben personeelsverloop met zich meegebracht. Mensen die oorspronkelijk bewust kozen voor het werken in een klein bedrijf zijn door de groei vertrokken.”

Hoe hebben jullie de informatiearchitectuur ontwikkeld?
Ernsten: “We hebben eerst een grondige analyse laten doen naar de knelpunten. Dit leverde een blauwdruk op waarin de toekomstige architectuur is uitgetekend en vastgelegd. En in welke volgorde deze moet worden gerealiseerd. Uit die blauwdruk bleek dat de toenmalige gebrekkige voorraadinformatie en inflexibele productie-aansturing nog het meest onze strategie in de weg stonden. Daarom hebben we als eerste FMS geïmplementeerd, ons productie- en magazijn¬informatiesysteem.”

De Boer vult aan: “Zo’n blauwdruk met de lange termijn visie is een belangrijke basis. Toch is ook hier flexibiliteit een aandachtspunt. Voor vijf jaar iets vastleggen is lang. Je moet ondertussen je ogen open blijven houden en zo nodig de strategie aanpassen. Verder helpt een blauwdruk om te toetsen of kansen die zich ineens voordoen, passen in de lange termijn strategie.”

Wat merken klanten van jullie moderne informatiearchitectuur?
De Boer: “Wij kunnen snel en flexibel inspelen op de klantvraag. Als de klant een product afgevuld wil hebben in een zakje van 35 gram dan kan dat, wil hij het morgen in kilogramzakken dan kan dat ook. Ons productontwikkelingsteam levert snel nieuwe of aangepaste producten op. Dat is niet dankzij een afzonderlijk systeem, maar dankzij het samenspel van al onze systemen. CVFS verzorgt de formulatie en documentatie, het stuurt vervolgens informatie naar AccountView als basis voor de offerte.”

“Vraagt de klant een monster aan dan gaat de grondstoffenlijst via een automatische interface naar FMS, als input voor proefproductie-recepten. Daarna wordt de receptuur in hetzelfde systeem snel en eenvoudig opgewaardeerd tot een productierecept. Starlims plant automatisch de relevante kwaliteitstesten in voor het nieuwe product.”

Ernstsen vervolgt: “Verder leveren we onze producten en bijbehorende documentatie op een standaardmanier aan en ook tijdens audits merken klanten dat we doen wat we zeggen.”

Jullie streven naar een ‘papierloos’ proces. In hoeverre is dat al gelukt?
De Boer: “Daar zijn we al ver mee. De processen van de afdelingen zijn goed geautomatiseerd met hun eigen systemen. Ook hebben we koppelingen tussen die systemen gemaakt. Nu gaan we de processen die verder gaan dan de grenzen van systemen en afdelingen, ondersteunen met een ‘workflowoplossing’ die mensen en applicaties aanstuurt en hen op de hoogte houdt van de status van bijvoorbeeld klantorders en offerteaanvragen.”

Wat adviseren jullie bedrijven die nog niet zo ver zijn met IT?
De Boer: “Zie IT niet als kostenpost. We hebben geen ongelimiteerde budgetten, dus we kijken wel degelijk kritisch naar onze investeringen. IT moet het bedrijf helpen om betere resultaten te halen. Samen streven IT en de organisatie naar hetzelfde doel. Implementeer niet een systeem omdat een ander het heeft, maar kijk naar je eigen strategie. Het moet goed bij het bedrijf passen. Verder kan je faseringen aanbrengen in projecten, maar houd wel steeds de scope en het einddoel in beeld en voltooi uiteindelijk het volledige project.”

Ernstsen sluit af: “En blijf heel pragmatisch. Je kunt wel zeggen: ‘We hadden afgesproken dat we dat gingen doen’, maar het blijft belangrijk om zo nodig op beslissingen terug te komen en in te spelen op nieuwe ontwikkelingen en inzichten.”