artikel

Specificaties vormen onnodig hoge kostenpost

Algemeen

Bij het beheren van specificaties geldt nog steeds: ieder voor zich en het recht van de sterkste. Alle partijen maken daardoor onnodig hoge kosten. Achter de schermen wordt echter gewerkt om de uitwisseling van gegevens te automatiseren. Absolute voorwaarde is wel dat bedrijven hun specificaties op orde hebben.

“De retail vraagt ons om enorm veel specificaties. Vaak willen ze binnen een dag over de meest uiteenlopende zaken informatie ontvangen. Als fabrikant moet je al die gegevens in hun systeem invoeren – dat werk hebben zij bij ons neergelegd – en ieder heeft daarvoor een eigen systeem. Zelfs de meest eenvoudige gegevens als bedrijfsnaam en adres moeten we telkens opnieuw invoeren.”

Veel fabrikanten zullen deze klaagzang van een QA-manager van een groot internationaal bedrijf met behalve Nederlandse ook veel Engelse retailers als klant, herkennen. Maar deze situatie lijkt langzaam maar zeker ten goede te veranderen.

Huismerken
In Nederland werken sinds kort vrijwel alle grote retailketens voor hun huismerken met het productspecificatiesysteem Foodscore. “We hebben dit systeem samen met de retail ontwikkeld vanuit de behoefte om data op uniforme wijze vast te leggen”, vertelt directeur Bas van Driel. Sinds 1 augustus geeft hij leiding aan het per diezelfde datum verzelfstandigde bedrijf.

Foodscore bevat de gegevens van 15.000 huismerkproducten, maar dat moeten er wat Van Driel betreft snel meer worden. “Eerst moeten we met de retail overleggen hoe we dit systeem het handigst kunnen omvormen naar een algemeen systeem voor het beheer van alle huismerkproducten. Levensmiddelenproducenten kunnen hun eigen gegevens en die van hun toeleveranciers erin zetten. In principe gebruiken zij het systeem dan op dezelfde manier als de retailers. Uiteindelijk doel is om de specs uit de gehele voortbrengingsketen in te voeren.”

Een fabrikant die hetzelfde product aan meerdere retailers levert, moet nu nog alle informatie meerdere keren invullen omdat hij niet kan switchen tussen de domeinen van de retailers. Van Driel: “Een verbeterslag is hier zeker te maken.” Hij verwacht nog dit jaar met de retail de plannen te hebben uitgewerkt en hoopt begin volgend jaar het Foodscore-systeem te hebben aangepast.

Foodservice
Het foodservice-kanaal maakt voor zijn specificaties gebruik van de database van Grootverbruik Product Informatie (GPI), onderdeel van het Foodservice Instituut Nederland. Althans tot voor kort, want directeur Nicole Kleuskens laat weten dat GPI zelfstandig verder gaat als PS in foodservice. PS staat daarbij voor productspecificaties. De plannen zijn ambitieus. Met ingang van 2010 zal er worden gewerkt met een geheel nieuwe database.

Belangrijke verbeteringen betreffen zowel de inhoud, als de vorm en de manier waarop deze worden gepresenteerd aan afnemers en fabrikanten. “Belangrijk actiepunt is dat leveranciers de specificaties van producten en verpakkingen voortaan ook met behulp van een interface automatisch kunnen invoeren”, aldus Kleuskens. Ook de zoekfunctie wordt verbeterd, zodat bijvoorbeeld biologische producten of producten met een keurmerk gemakkelijker kunnen worden gevonden. En niet onbelangrijk: afnemers krijgen gratis toegang tot de database.

Voor de langere termijn denkt Kleuskens aan het automatisch kunnen berekenen van de voedingswaarde of hoeveelheid zout van een menu of een samengesteld product als een broodje gezond. Op dit moment vullen ruim 100 fabrikanten de database met de specificaties van in totaal zo’n 9.000 producten. “We streven naar een veelvoud daarvan”, aldus Kleuskens.

Levensmiddelendatabank
Het Voedingscentrum wil de bestaande ALBA-databank uitbreiden tot de Levensmiddelendatabank met daarin de specificaties van alle merkproducten, inclusief keurmerken. “NEVO wil voor onderzoeksdoeleinden zoveel mogelijk informatie”, aldus Boudewijn Breedveld, hoofd Kennis bij het Voedingscentrum. De FNLI plaatst daar kanttekeningen bij. “Fabrikanten willen eigenaar blijven van de informatie waarmee zij de database vullen. Het kan niet zo zijn dat daarmee onderzoek of bijvoorbeeld dieetadviezen worden opgesteld”, aldus Geert de Rooij, manager Levensmiddelenwetgeving en Voedselveiligheid. Hij verwacht niet dat de databank er over vijf jaar al is, ook al omdat “tegenover de hoge kosten geen grote besparingen voor fabrikanten staan.”

Breedveld geeft aan met de Levensmiddelendatabank geen haast te willen maken. “Eerst moet de omgeving die met een dergelijke database gaat werken zover zijn.” Daarbij kijken partijen ook naar Eurofir, een groot Europees project waarin 47 universiteiten, onderzoekinstituten en mkb-bedrijven de afgelopen vier jaar een Europese levensmiddelendatabase oprichtten.

Deze is in eerste instantie vooral bedoeld voor wetenschappelijke doeleinden, onder andere door de koppeling met gegevens uit de voedselconsumptiepeilingen. Organisaties als RIVM zullen deze Europese database vullen met productinformatie. De Nederlandse NEVO-database herbergt momenteel de voedingskundige samenstelling van circa 2.500 voedingsmiddelen. Fabrikanten hebben deze op vrijwillige basis bij NEVO aangeleverd.

Standaard
GS1, onder andere bekend van de streepjescode, is nauw betrokken bij het Eurofir-project. “Wij hebben ervoor gezorgd dat de communicatie voldoet aan onze standaard, de ‘Food and Beverage Extension’”, verklaart manager standaardisatie Loek Boortman. Hij signaleert veel bewegingen in de markt richting de komst van een levensmiddelendatabank. “Die komt er absoluut!” Overigens hoeft dat volgens hem niet één database te zijn, maar kan het ook een virtueel netwerk van databanken zijn met daarin op uniforme wijze vastgelegde specificaties die via uniforme protocollen met elkaar data uitwisselen.

Het in Wageningen gevestigde automatiseringsbedrijf Q-ray, maker van SpecsPlaza (de ingrediëntendatabase van de bakkerijketen) en de Levensmiddelendatabank, heeft daarmee in de bloemensector al ervaring opgedaan.“Via een berichtenknooppunt kunnen specificaties tegen relatief lage kosten worden uitgewisseld. Bedrijven sturen dan een productspecificatie nog slechts één keer in ieder gewenst formaat en vervolgens worden die naar meerdere partijen (of databases) in ieder gewenst formaat verspreid.”

Softwarepakketten
Een fabrikant die data automatisch wil uitwisselen dient eigenlijk een softwarepakket te hebben. Dat kan een specifiek pakket zijn voor het beheer en ontwikkelen van recepten en productspecificaties zoals Bestmix van Adifo en het nieuwe pakket van Peqasus/Specs van KTBA, of bijvoorbeeld een module van ERP-pakketten als SAP, Microsoft en CSB. Ook bij SpecsPlaza hebben softwarepakketten hun nut bewezen bij het beheren van de specs, maar bijvoorbeeld ook voor het genereren van informatie voor op de etiketten. Nog geen kwart van de ambachtelijke bakkerijen heeft overigens al een softwarepakket. Aanbieder daarvan zijn onder andere Compad, Orbak, Marti-IT en Bakkerssoftware. Bij de industriële bakkerijen is de automatiseringsgraad hoger.

“Deze zijn van meet af aan betrokken geweest bij de ontwikkeling van SpecsPlaza”, aldus Christine Rommens die vanuit het Hoofdproductschap Akkerbouw nauw betrokken is bij SpecsPlaza. “Veel bedrijven werken aan maatwerkkoppelingen.” Ongeveer 100 leveranciers van bakkerij-ingrediënten vullen de database; inmiddels staan daarin ruim 5.000 specificaties.

Kwaliteit!
Veel bedrijven stellen een investering in software uit en kijken nog even aan hoe zaken zich ontwikkelen. Op zich niet erg, als zij de tijd dan wel gebruiken om hun specificaties op orde te krijgen. Dat is nog lang niet altijd het geval, zo is de ervaring van veel gesprekspartners. Nog te veel bedrijven kennen niet de volledige samenstelling van ingrediënten en mixen of houden deze niet goed bij. Het grote aantal recalls, vaak voor allergenen, is daarvan een gevolg. “Datakwaliteit. Datakwaliteit. Datakwaliteit!”, benadrukt Boortman. Niet het systeem is in deze bepalend, maar de kwaliteit van de ingevoerde data. Zorg dat die op orde zijn.”

Reageer op dit artikel