artikel

Kennis delen vraagt vertrouwen

Algemeen

Samenwerking in de keten en intensieve kennisuitwisseling: daar ligt de toekomst van de inkoopfunctie, menen deskundigen. Inkoop groeit in belang en bepaalt in toenemende mate de strategie van een bedrijf. De focus ligt nog te veel op kostenbeheersing binnen de eigen onderneming, terwijl in de keten bij de kernleveranciers veel kostenefficiëntie en toegevoegde waarde te behalen zijn.

De inkoper probeert altijd beter te presteren dan de leverancier (verkoper). Dit is de verkeerde instelling, vindt Sicco Santema, hoogleraar Marketing en Ketenmanagement aan de Technische Universiteit Delft. Het kost meer energie om alleen te fietsen dan in een peloton, luidde zijn beeldspraak tijdens het VMT-congres Optimaliseer uw inkoop, eind vorig jaar in Maarssen. In andere woorden: zoek als inkoper ook de expertise buiten het eigen bedrijf en werk samen. Veel informatie is in de keten bij leveranciers te vinden, meent Santema. Dan moet er natuurlijk wel vertrouwen zijn tussen de partijen en dat ontbreekt in veel gevallen nog.

Efficiënt
Santema geeft een voorbeeld van een Philips ladyshave en een ladyshave uit China. Philips vertaalt de gebruiksaanwijzing in vijfentwintig talen, terwijl de Chinezen die alleen naar Nederland exporteren Blokker vragen om er een vertaling bij te voegen. Dit scheelt enorm in administratieve, maar ook in managementkosten, aldus de geleerde. “Delen is de basis voor vermenigvuldigen”, is zijn statement. Door geavanceerde informatiesystemen zou het mogelijk zijn om direct te zien wat de retail verkoopt. Andere partijen kunnen daar dan direct op inspringen. “Deel informatie en geef inzicht in productieprocessen, want als het product snel doorstroomt dan is er weinig voorraad nodig”, redeneert Santema. Maar de retail staat niet te trappelen om informatie te delen.

Toegevoegde waarde
Net als Santema vindt Bas Beckers van Solvint Supply Management de retail een moeilijke partij. “Maken ze stappen naar de leveranciers dan zijn ze de winnaars van morgen.” In de relatie tussen inkoper en leverancier gaat het niet alleen om het onderhouden en verbeteren hiervan, maar ook om de vraag hoe kunnen de prestaties verbeteren. Verder speelt naast ratio ook emotie een rol bij de band tussen inkoper en leverancier. “Gebruik je inkoopexpertise, probeer je meer te verplaatsen in de klant en laat je menselijke kant zien.”

Danone Actimel is een voorbeeld van een geslaagde samenwerking met leveranciers. Eén van hen kwam met het kleine flesje en de ander met de LGG-bacterie. Kijk naar waarde en niet alleen maar naar kosten, houdt Beckers de congresgangers voor. Dus: welke toegevoegde waarde kunnen bepaalde leveranciers hebben voor een onderneming? En andersom is het zaak voor de inkoper om zijn toegevoegde waarde voor de leverancier voor het voetlicht te brengen. Of, om het in de plastische woorden van de Solvint-consultant te zeggen: “Kennis is als een hoop stront. Op een hoop stinkt het, maar verspreid je het dan wordt het vruchtbaar.”

Kostenplaatje
De praktijk leert dat bij de meeste bedrijven nog steeds alles draait om het kostenplaatje. Zo begon Campina in 2004 het verbeterprogramma Together Achieving Savings for Campina (TASC), waarbij het ging om indirecte spend. Teams uit alle disciplines deden mee en een lid van de raad van bestuur was voorzitter. Het resultaat was een besparing van meer dan 4% op de uitgaven. Bij Campina loopt nu een continu verbetertraject, Effective Spend Reduction in Teams (ESPRIT) bestaande uit multidisciplinaire teams. Campina werkt intensief samen met zijn strategische leveranciers om kosten te besparen.

Waar in de keten geld te besparen valt, daarover laat het zuivelconcern de toeleverende bedrijven meedenken. “Het gaat allemaal om verbetering van het totale kostenplaatje”, zegt hoofd inkoop Jan Jongsma. Campina probeert bijvoorbeeld de hoeveelheid verschillende soorten verpakkingen terug te brengen. “We hadden eerst meer dan tachtig cupformaten en nu zijn dat er minder dan vijftig”, vertelt Jongsma. In multidisciplinaire teams denkt de zuivelaar er bijvoorbeeld ook over om het aantal soorten fruitpreparaten terug te brengen. “Hiervoor heb je wel de steun nodig van de directie”, zegt hij.

Duurzaam inkopen
Ook gaat het, zo lijkt het, steeds meer om maatschappelijk verantwoord inkopen. De overheid neemt hier het voortouw in door in 2010 al haar producten en diensten duurzaam in te kopen. Verstegen Spices and Sauces uit Rotterdam zette de eerste voorzichtige schreden op het gebied van duurzaam inkopen. Een vanilleproject in Papua Nieuw Guinea mislukte jammerlijk. Verstegen probeerde met hulp van lokale partners de bevolking te trainen in het verbouwen van vanillebonen. Na de oogst vindt het fermentatieproces plaats bij een constante temperatuur van 65 graden.

“We gaven een boer een thermometer, maar we waren de hoek nog niet om of hij had deze al verkocht”, zegt inkoopdirecteur Marianne van Keep. Corruptie, slechte infrastructuur en disciplineproblemen speelden het project parten. Het nootmuskaatproject in Ambon verloopt wel voorspoedig, hoewel geduld noodzakelijk blijft. Bovendien is het bij deze projecten lastig om het duurzaamheidsaspect te meten. Maar, zo zegt Van Keep, een zakelijke aanpak dient voorop te staan als je als bedrijf ook op langere termijn succesvol wil zijn.

Meten en Verbeteren
Samenwerking en informatie-uitwisseling waren op het congres de meest gehoorde vehikels om te komen tot betere resultaten. Voordat verbeterprogramma’s afgesproken kunnen worden is het wel belangrijk dat de partijen in de keten elkaars prestaties kunnen meten op het gebied van logistiek, technologie, totale kosten en kwaliteit. De zogenoemde performancemetingen zullen in de toekomst toenemen, verwacht consultant Jaap Prins van Berenschot. Het vertalen van metingen in een gezamenlijk verbeterprogramma met de leverancier wordt de volgende stap. Dit is moeilijk, vooral ook omdat de belangen in de keten vaak uit elkaar lopen.

Nu gebeurt dit in de voedingsmiddelenindustrie nog relatief weinig coherent door de hele keten heen, weet Prins. Hij pleit ervoor een voorbeeld te nemen aan de hightech industrie (ASML, Philips, Fokker Aerospace, Thales) die onder de noemer van Value Sourcing, de waardeketen in kaart brengen, metingen definiëren en hier verbeterprogramma’s op afspreken. Resultaten: een sterke band en een goede relatie met leveranciers, waarmee de innovatiesnelheid aanzienlijk toeneemt.

Reageer op dit artikel