artikel

Specificaties, meer last dan lust?

Algemeen

Papieren productspecificaties van meer dan tien pagina’s en voor elke klant een versie op maat betekenen veel werk voor grondstofleveranciers, voedingsmiddelenproducenten, retailers en food service. Is een standaardspecificatie haalbaar? Of een centrale databank? De bakkerijsector is met Specsplaza al een eind op weg. Kan dit in elke sector?

Productspecificaties. Op het eerste gezicht geen sexy onderwerp, maar het houdt de gemoederen wel bezig. Op het VMT/PAVO-congres ‘Productspecificaties, uniformiteit en automatisering zijn onmisbaar!’ op 20 oktober in Ede werd druk gediscussieerd. Goede productspecificaties zijn een noodzaak, vonden alle deelnemers en sprekers. Over nut en haalbaarheid van uniforme specificaties of een centrale databank waren de meningen verdeeld.

Uniform
Hugo Albers, manager QESH bij Wessanen, is een van de sceptici: ”Op dit moment maken we voor elke klant een eigen modelspecificatie en dat kost veel tijd. Ik zie de voordelen van een uniforme opzet van specificaties, zoals een bepaalde volgorde van gegevens. De hele specificatie standaardiseren gaat me te ver. We maken veel klantspecifieke producten, daar horen ook specificaties op maat bij. De specificatie is immers onderdeel van de overeenkomst met de klant.”

Ook Niek Oosterkamp, adviseur Kwaliteit en voedselveiligheid bij retailer Schuitema, refereert aan het belang van de klant, in zijn geval de consument: “Met onze huismerken willen we ons onderscheiden in de markt, ook met de ingrediëntenlijst en voedingswaardedeclaraties. Dat kan ook consequenties hebben voor de productspecificaties die we van onze leveranciers vragen. Daarin willen we geen concessies doen.”

Databank
Terwijl de producenten en retailers hun specificaties zelfstandig regelen, hebben de afnemers in het foodservice-kanaal hun krachten gebundeld. Grootverbruik Product Informatie (GPI), een onderdeel van Foodservice Instituut Nederland, heeft een databank met productspecificaties van 8.000 producten afkomstig van ruim 100 producenten en vier aangesloten grossiers. Er zijn meer dan 800 actieve gebruikers (zie ook VMT 26 (2005) 28-29). Martine Hof, commercieel manager bij GPI, is overtuigd van de voordelen van een centrale database: “Als producent hoef je maar op één plaats je productgegevens bij te houden, dat is minder werk dan alle klanten inlichten. Met een goede beveiliging van het computersysteem is te regelen wie de informatie krijgt en wie niet.”

Albers daarentegen vindt de meerwaarde van een centrale databank beperkt. “Als we de samenstelling van een product veranderen, dan willen we daarover overleggen met de klant. Alleen onze productgegevens veranderen in een database vinden we onvoldoende.”

Andere nadelen van een centrale dataopslag zijn volgens Albers de complexiteit en de hoge kosten.”De rekening wordt altijd bij de producent neergelegd. Ik zie meer in afspraken over de inhoud van de specificatie en over het uitwisselformat, bijvoorbeeld in XML of een CSV-file. Daar heeft iedereen profijt van en iedere partij houdt zijn eigen verantwoordelijkheid. Mijn devies is KISS: keep it small and simple.”

Specsplaza
Samenwerken rond specificaties blijkt geen gemakkelijke opgave. In de bakkerijketen is het wel gelukt. Anneke van de Kamp, afdelingshoofd Voedsel en voeding van het Hoofdproductschap Akkerbouw presenteerde met gepaste trots het concept Specsplaza, de databank voor de bakkerijketen (zie ook VMT 20 (2006) 49-50). “We wilden het maken van goede specificaties voor bakkers vereenvoudigen en we wilden minder dubbel werk doen bij het delen van informatie. Specsplaza, het communicatieplein voor ingrediënteninformatie en etikettering, is het resultaat van onze inspanningen.”

Sinds oktober is de database in de lucht. Tot 1 januari hebben de ingrediëntenleveranciers de tijd om de gegevens van hun grondstoffen in te voeren, daarna kunnen alle bakkers met behulp van deze gegevens hun eigen specificaties maken. Specsplaza is gestructureerd volgens de Food and Beverage Extension (GS1), de in augustus goedgekeurde standaard voor het vastleggen van productinformatie.

De ontwikkeling van Specsplaza heeft enkele maanden geduurd. Het creëren van draagvlak kostte meer tijd. Van de Kamp: “We zijn hierover al ruim twee jaar aan het praten met mensen in de branche. Het kost veel tijd en moeite om alle belanghebbenden te bereiken en te overtuigen. Nu is het afwachten of leveranciers en bakkers daadwerkelijk gaan meedoen. De eerste reacties zijn heel positief. Ook andere branches tonen belangstelling voor ons concept.”

Interne uitdaging
Een gezamenlijk initiatief zoals in de bakkerijbranche ziet Jeroen Reijers, group quality manager bij VION Food Group, in de vleessector nog niet zo gauw ontstaan. “In de bakkerijbranche is een grote groep kleine producenten, die hebben baat bij een centrale organisatie. In de vleessector zijn een paar grote spelers actief. Er is tot nu toe geen noodzaak tot onderlinge afstemming.”

Reijers stelt nog een ander probleem aan de orde: “We zijn als VION de laatste jaren sterk gegroeid en hebben een aantal andere bedrijven overgenomen, ook in het buitenland. Voor ons ligt de uitdaging in het verbeteren van ons interne specificatiebeheer.”
Albers sluit zich bij hem aan: “De gegevens voor onze specificaties halen we intern uit tien verschillende databases.”

Ook Jos Hensen, principal consultant bij LogicaCMG, benadrukt het belang van een goed intern systeem voor productspecificaties: “Als je binnen je bedrijf de specificaties goed op orde brengt, kun je ook beter naar buiten communiceren. Voor het kiezen van een intern systeem zijn het bepalen van de scope en de aansluiting bij bestaande IT-systemen een essentiële voorwaarde. Je moet daar van te voren over nadenken, anders krijg je spaghetti.”

Voordeel
Het kan efficiënter, het werken met productspecificaties. Een centrale databank voor de hele industrie is op korte termijn niet haalbaar en misschien ook niet wenselijk. Afspraken over de volgorde van onderwerpen op een specificatie, een uniforme naamgeving van ingrediënten, een algemeen geldige allergenenlijst, en misschien ook een uniform uitwisselformat, daar hebben alle deelnemers voordeel bij.

Dagvoorzitter Ruud Baljé, directeur van Xtra Advies, signaleert aan het eind van de dag dat er voldoende draagvlak is om te komen tot meer uniformiteit in specificaties. Hij roept de aanwezigen op om verder te discussiëren. René de Fielliettaz Goethart van Stichting PAVO reageert enthousiast. Hij wil begin 2007 een werkgroep starten over dit onderwerp. Via www.vmt.nl blijft u op de hoogte.

Reageer op dit artikel