“Preventief onderhoud aan technische installaties had in onze organisatie tot anderhalf jaar geleden geen hoge prioriteit. Er was maar een monteur in vaste dienst die, al dan niet met hulp van inleenkrachten, weinig meer kon doen dan voortdurend ‘brandjes blussen’.”

Roger Ham en Ruud Crezee, onderhouds- respectievelijk technisch manager bij Kerry Bio-Science, omschrijven de situatie zoals die bestond in de vestiging in Zwijndrecht. Kerry Bio-Science produceert hier emulgatoren, ingrediënten (gedeclareerd als E 400-nummers) die volume, versheid en structuur verbeteren van producten als brood, banket, chocolade, kauwgom, zuivel en ijs.

De resultaten van een ‘quickscan’ waren alarmerend. “Er bleek onder meer dat er geen planmatig onderhoud werd uitgevoerd, het onderhoud niet werd gedaan op basis van afbreukrisico en de werkstroombeheersing slecht was. Reden om over te gaan tot actie”, aldus Richard Gevers, operationeel manager bij CMS dat de scan uitvoerde. CMS is gespecialiseerd in adviezen op het gebied van onderhoudsmanagement.

Voorheen
Voor deze nieuwe aanpak ter hand werd genomen, had de organisatie van het onderhoud bij Kerry Bio-Science al een lange geschiedenis. Crezee verhaalt: “Onderhoud werd in dit bedrijf op een andere wijze ingericht toen we in 1997 overgingen in andere handen. Hoewel er in die tijd goede, kwantitatieve afspraken zijn gemaakt over uit te voeren diensten, bleek dit in de praktijk minder goed te werken. Onderhoudsactiviteiten werden wel uitgevoerd, maar er werd te weinig gekeken naar het effect ervan.”

Zo’n vier jaar geleden besloot de site-manager daarom dat het tijd was om een professionaliseringslag te maken. Hiervoor moest de organisatiestructuur van Kerry Bio-Science worden omgebogen naar een procesgeoriënteerde onderneming. Een van de doelen van deze cultuuromslag was dat de betrouwbaarheid van de technische installaties groter werd en de indirecte kosten omlaag gingen.

In kaart brengen
Om de gewenste verbeterslag te kunnen maken, besloot Ham allereerst de onderhoudswerkzaamheden in kaart te brengen. “Wat gebeurde er nu wel en wat niet? Grofweg heb ik dit voor een periode van een jaar bijgehouden”.
Uit het onderzoek kwam naar voren dat de nadruk sterk lag op curatief onderhoud. “Om de stap naar preventief onderhoud te maken, waren er niet voldoende mensen om het werk uit te voeren. Ook ontbrak het aan middelen en tijd én aan een onderhoudsconcept, waarin alle uit te voeren onderhoudsacties waren beschreven.”
Crezee: “Tijd dus om externe hulp in te schakelen. Ik had al enige ervaring met CMS en daarom viel de keuze op hen.”

Quick-scan
“Wij zijn gestart met het uitvoeren van een quick-scan om de situatie in kaart te brengen. Naast de bevindingen van Ham bleek dat storingen wel werden geregistreerd, maar dat dit niet leidde tot een meetbaar resultaat. De organisatie had weinig grip op het onderhoudsproces en het uitgevoerde werk was niet altijd effectief”, aldus Gevers in zijn toelichting op de aanpak van CMS.

De resultaten van de scan werden verwerkt in een plan van aanpak en het daarbij behorende budget werd vastgesteld. Nadat Kerry Bio-Science groen licht gaf, is CMS aan de slag gegaan met het opzetten van planmatig onderhoud op basis van de POP (Performance Optimalization Program) -methodiek (zie kader).

Verbeterteams
Parallel aan de opzet van het plan werd actie ondernomen om de onderhoudswerkzaamheden in kwalitatief opzicht te verbeteren en het aantal storingen terug te dringen. Zo werden de werkstromen in kaart gebracht, contracten met externe partijen opgezegd en nieuwe onderhoudspartners, zoals GTI, aangetrokken. Belangrijk in deze fase was ook het opzetten van een eigen werkplek met eigen apparatuur voor de zes medewerkers, de eigen monteur en vijf ingeleende GTI-monteurs, van de technische dienst.

Binnen Kerry Bio-Science bestonden al verbeterteams. Gevers: “We hebben gebruik gemaakt van de ervaring van deze teams. Elk verbeterteam, waarvan een aantal productiemedewerkers deel uitmaakt, draagt ideeën aan om gestructureerde verbeteringen in het productieproces door te voeren. De externe GTI-monteurs kregen een bepaald deelgebied toegewezen, waarvoor zij verantwoordelijk werden en dus eigenaarschap kregen. Die benadering week duidelijk af van de oude situatie waarin monteurs verantwoordelijk waren voor alle technische installaties.

Uitvoering
De uitvoering van het plan van aanpak startte in maart 2005. Allereerst werden de verschillende installatieonderdelen geïnventariseerd. Crezee: “In deze fase kwamen we tot de ontdekking dat de tekeningen die we hadden van onze installaties minder nauwkeurig waren dan gedacht. Maar dat is wel cruciaal voor het opzetten van een goed onderhoudsconcept. Het bijwerken van al die tekeningen heeft ons onverwacht zo’n drie maanden gekost.”

CMS voerde vervolgens samen met de productie- en TD-medewerkers conform de POP-aanpak een risicoanalyse uit. Nagegaan werd waar de meest kritieke onderdelen van het productieproces zich bevonden. Inzichtelijk is gemaakt wat de gevolgen zouden zijn als een bepaald installatieonderdeel zou falen. Alle acties samen leidde tot het nieuwe onderhoudconcept.

CMS werkte ruim twee maanden aan het overzetten van alle data naar het onderhoudbeheersysteem Ultimo. In totaal werden maar liefst 10.000 objecten overgezet. “Toen het conversiescript eenmaal gereed was, konden de data volautomatisch worden overgezet en gingen we in mei van dit jaar ‘live’ met het systeem”, vertelt Gevers.

Resultaten
Hoewel zeker voor de technische dienst bij Kerry Bio-Science de overgang naar preventief onderhoud een hele verandering was, zijn de eerste resultaten al zichtbaar. Zo is het aantal storingen in een periode van een jaar gedaald met ruim 50%. Met dezelfde inspanning en een gelijk aantal mensen produceert Kerry Bio-Science nu meer emulgatoren dan een aantal jaren geleden. De directe onderhoudskosten zijn daarbij weliswaar gestegen, maar de indirecte kosten zijn gereduceerd.
De eigen monteur, die voorheen het onderhoud uitvoerde, is erg enthousiast, vertelt Crezee. “Zijn kennis wordt nu geborgd in de organisatie. Momenteel is hij druk doende met het opzetten van een reserveonderdelenmagazijn.”

Rust in organisatie
Kerry Bio-Science maakte bewust de keuze eerst de gewijzigde fabrieksorganisatie op poten te zetten en daarna pas autonoom onderhoud te introduceren. Ham hierover: “Dat blijkt dat een verstandige beslissing te zijn geweest. Er komt eerst rust in de organisatie en daarna kan met autonoom onderhoud worden begonnen. Eigenaarschap, goede onderhoudconcepten en een beheerste werkstroom geven ons de rust en gelegenheid onze productiecollega’s de juiste dingen te leren.”