Deze keer is dat Loes Smit van kaasproducent Bel: “Wij zijn voor meerdere standaarden gecertificeerd. Regelmatig worden nieuwe versies met extra vereisten uitgebracht. Hoe kunnen we dergelijke veranderingen het beste implementeren en monitoren?” Maarten Molenaar van Fruity Line geeft antwoord.

“Op de hoogte blijven van wijzigingen in standaarden is inderdaad een uitdaging. Zeker als je gecertificeerd bent voor meerdere standaarden. Ook voor Fruity Line is dat best pittig met zes standaarden en nog meer op komst. Daarnaast is het zo dat de eigenaren van sommige standaarden wijzigingen doorvoeren waarbij je de vraag kunt stellen of het werkelijk iets toevoegt.

Wij hebben allereerst alle standaarden per paragraaf in een kruistabel afgezet tegen de documenten in ons kwaliteitshandboek. Zo krijg je een overzicht waarmee je makkelijker kunt vinden welke documenten je moet aanpassen als paragraaf x van standaard y wijzigt. We zijn nog bezig om hieraan ook de klantspecifieke vereisten toe te voegen. Ook maken we een koppeling naar de desbetreffende regels in onze gevareninventarisatie-risicoanalyse.

Verder blijven wij op de hoogte door zelf actief achter informatie aan te gaan. Daarvoor hebben we zo kort mogelijke lijntjes met de standaardeigenaren en onze certificerende instellingen. Ook volgen we nieuwsbrieven, vaktijdschriften en wetgevingsupdates (bijvoorbeeld VMT en de online tool VoedingWetWijzer). Dat kost best veel tijd die we, net zoals elke kwaliteitsafdeling, lang niet altijd hebben. Daarom volgen we ook de informatie die dienstverleners zoals Précon, Normec en KTBA verspreiden. Om draagvlak en ondersteuning te krijgen voor de implementatie, hebben we er een vast onderwerp van gemaakt op de agenda van het Food Safety/QEHS-team en presenteer ik alle relevante wijzigingen aan het managementteam (MT).

Dan blijft natuurlijk het ‘echte werk’ – de implementatie – nog over. Het is heel belangrijk om hierbij prioriteiten te stellen. Niet elke wijziging is even belangrijk vanuit het oogpunt van voedselveiligheid en -integriteit. Heb dus de moed om hier radicale keuzes in te maken en sommige thema’s (tijdelijk) te parkeren en je aandacht te richten op dat wat echt iets toevoegt. Implementaties hebben we tot nog toe altijd thematisch aangepakt. De kwaliteitsdienst komt met een voorstel om bijvoorbeeld de wijzigingen rondom voedselveiligheid door te voeren in documenten, bouwkundige aspecten en trainingen. Daarbij geven we zo concreet mogelijk aan wie erbij betrokken moet worden en wat de tijdlijn kan zijn. Dit voorstel bespreken we in het HACCP-team en – bij een grote impact – ook in het MT. Na akkoord gaan we aan de slag!”

Maarten Molenaar – QESH Manager bij Fruity Line