artikel

Young QA: Hoe trigger ik het management tot betrokkenheid bij externe audits?

Algemeen

Jonge kwaliteitsprofessionals stellen in deze rubriek een vraag aan een ervaren vakgenoot. Dit artikel is verschenen in VMT 3 van 22 maart 2019.

Deze keer is dat Rosan van Uden van FrieslandCampina: “Bij externe audits is vooral de afdeling Kwaliteit betrokken. Wij bespreken de tekortkomingen met de betreffende afdeling, terwijl wij liever hebben dat een afdeling zelf naar de verbeterpunten vraagt. Hoe krijg ik het management hiervoor enthousiast?” Frank Bombeeck van Kraft Heinz Company antwoordt.

Uit ervaring weet ik dat dit niet eenvoudig is. In de praktijk worden externe audits vaak gezien als een routinematige kwaliteitsexercitie. Dat zijn ze echter niet. Een externe audit heeft in de meeste gevallen een bedrijfsbelang en dat wordt niet altijd onderkend. Daar ligt dus jouw taak.

Een belang kan van commerciële aard zijn. Met een externe audit wil een klant graag zien of hij zaken doet met een bedrijf dat kwaliteit levert. Dit moet duidelijk zijn voor het management en dat geeft een mogelijkheid om betrokkenheid te stimuleren. Er is dus een consequentie als de prestatie onder de maat is – alleen al voor het imago heeft dit gevolgen. Een tweede belang is dat een organisatie continu wil leren en verbeteren. Daar worden ook de medewerkers beter van. Een audit is daar een mooie gelegenheid voor. Vreemde ogen zien immers andere dingen; daar kunnen medewerkers van leren. Een gemiste kans om dat niet te stimuleren en betrokken te zijn.
Het belangrijkste bedrijfsbelang is eigenaarschap van kwaliteit. Het is goed om de vraag te stellen wie er eigenaar is: 1. de kwaliteitsdienst, 2. het management of 3. iedereen. Als het antwoord ‘de kwaliteitsdienst’ is, moet je je afvragen of je wel bij de juiste werkgever werkt. In de andere twee gevallen speelt het management een cruciale rol. De betrokkenheid van het management en de afdelingen straalt dat eigenaarschap uit. Niet alleen naar de auditor, maar nog meer naar het eigen personeel. Er zal zeker een kwaliteitsbeleid zijn waaraan je dit eigenaarschap kunt verbinden.
Het is goed wanneer het management de daad bij het woord voegt en dat beleid uitstraalt. Een simpeler en goedkopere manier om betrokken te zijn bij een externe audit kan ik niet bedenken. Het is bijvoorbeeld eenvoudig om het management of het afdelingshoofd de mail met de aankondiging van de audit met het belang te laten versturen. Nog beter is het als jullie beide namen eronder staan.

Ook aanwezig zijn bij de opening en sluiting van de audit kan goed zijn, al was het maar om de verbeterpunten en het resultaat aan te horen. Of tussendoor de auditor opzoeken en vragen hoe het gaat, door aan te schuiven bij de lunch bijvoorbeeld. Dit alles vraagt slechts enkele minuten werk. De uitdaging ligt bij jou om het management te triggeren, waardoor er beweging in komt. En een laatste tip: probeer de externe audits en het resultaat in de kwaliteitsdoelstelling van de afdelingsmanagers te krijgen.

Frank Bombeeck bwFrank Bombeeck is director Food Safety & Quality bij Kraft Heinz Company. 

Foto's

Reageer op dit artikel