artikel

Gevolgen afwijkingen nu veel zwaarder

Algemeen

Versie 3 van de BRC Food standaard wordt per 1 juli 2005 vervangen door versie 4 van de BRC Global Standard – Food. Hierin is een aantal dingen gewijzigd, onder meer in het protocol. Zo leiden afwijkingen eerder tot een nieuwe audit en alle criteria, ook die op aanbevelingsniveau, zijn straks van toepassing.

De BRC Global Standard – Food is van toepassing op bedrijven die voedingsmiddelen produceren, uitgezonderd bedrijven die producten alleen verhandelen/importeren, opslaan en/of transporteren. Dit is niet nieuw, maar wordt in versie 4 nadrukkelijk vermeld. Verwacht wordt dat er op korte termijn, mogelijk dit voorjaar, een aparte BRC-code komt voor handel, opslag en distributie.

Daarnaast wordt in de nieuwe standaard expliciet benadrukt dat BRC-certificatie een belangrijke rol speelt in de ‘due diligence defence’ van Britse retailers. De BRC-code met bijbehorend protocol is opgezet om invulling te geven aan aspecten die te maken hebben met productaansprakelijkheid van de retailers. Gecertificeerde bedrijven en certificerende instellingen worden hierbij nadrukkelijk gewezen op hun verantwoordelijkheid en hun rol binnen dit juridische kader. Een gecertificeerd bedrijf dient gedurende de gehele certificatietermijn aan de criteria van de BRC-code te voldoen.

Basisvoorwaarden
De BRC heeft tien hoofdstukken aangewezen die als absolute basisvoorwaarden gelden voor certificatie (tabel 1). Grote afwijkingen worden niet geaccepteerd. Zodra bij deze tien intentieverklaringen en/of onderliggende criteria dus een ‘critical’ of een ‘major’ afwijking wordt geconstateerd, mag geen certificaat worden verleend. Een verbeterplan of follow up-audit heeft geen invloed meer op het certificatiebesluit: de BRC schrijft in deze situatie een compleet nieuwe audit voor.

Minor, major en critical
De definities van de verschillende soorten afwijkingen zijn niet veel veranderd. De definitie van ‘critical’ en ‘minor’ is zelfs helemaal niet gewijzigd. Aan de definitie van een ‘major’-afwijking is toegevoegd dat deze ook geldt voor een situatie waarbij er wordt getwijfeld of de geproduceerde producten wel voldoen aan de betreffende normen (wettelijk, productspecificaties).

Nieuw is dat de consequenties voor een ‘critical’ en een ‘major’ specifieker zijn vastgesteld. Daarbij is er een duidelijk onderscheid of de afwijking bij een ‘fundamental’- of een niet-‘fundamental’-criterium is vastgesteld. Bij elke ‘critical’-afwijking en/of ‘major’-afwijking op een ‘fundamental’-criterium schrijft de BRC-code voor dat het betreffende bedrijf zijn afnemers hierover direct volledig moet informeren. Om te voorkomen dat het certificaat moet worden ingetrokken, dient het bedrijf binnen 28 dagen corrigerende maatregelen door te voeren om de afwijking op te heffen. Ook deze corrigerende maatregelen dienen aan de afnemers kenbaar te worden gemaakt.

Certificatieniveau
In versie 4 is de hoofdstuk/paragraafindeling onveranderd. Bij de onderliggende criteria zijn wel de verschillende niveaus (basis-, hoger- en aanbevelingsniveau) verdwenen. Alle criteria zijn op één niveau gehouden, wat betekent dat álle criteria tijdens de audit van toepassing zijn, ook die criteria die voorheen op aanbevelingsniveau waren genoemd.

Het onderscheid in certificatieniveaus is echter niet verdwenen. Er kan nu een score (A, B, C, of D) worden verdiend. Deze score is afhankelijk van het aantal en het soort afwijkingen die tijdens de audit worden geconstateerd (tabel 3). Wanneer een ‘critical’- of een ‘major’-afwijking wordt geconstateerd bij een ‘fundamental’-criterium, dan krijgt het bedrijf score D. Dit betekent: geen certificaat en een geheel nieuwe audit. In geval van ‘critical’- of ‘major’-afwijkingen bij een niet-‘fundamental’-criterium gelden de opties in de betreffende kolommen. Bij ‘minor’-afwijkingen wordt geen onderscheid gemaakt tussen ‘fundamental’- en niet-‘fundamental’-criteria. De BRC heeft voor deze opzet gekozen om bedrijven te stimuleren steeds verbeteringen door te voeren. Ook vindt de BRC het belangrijk dat bedrijven zich goed voorbereiden voor een audit in plaats van af te wachten welke afwijkingen worden geconstateerd en dan daarop te reageren.

Certificatietermijn
In versie 4 wordt uitgebreid stilgestaan bij de termijn waarbinnen het certificatietraject moet worden afgerond. Voorgeschreven wordt een tijdsverloop waarbij de verbeteracties binnen vier weken na de audit zijn doorgevoerd. Het bewijs hiervan moet in deze periode ook bij de certificerende instelling worden aangeleverd. Daarna krijgt de certificerende instelling nog twee weken om dit bewijsmateriaal te beoordelen, een definitief rapport op te stellen en het certificatiebesluit te nemen. Het gehele traject is dan binnen zes weken afgerond.

Een certificaat is een jaar en zes weken geldig na de oorspronkelijke auditdatum. Een herhalingsaudit moet daarom tijdig worden gepland en uitgevoerd. Daarna dient het bedrijf de termijn van vier weken strikt te respecteren om te voorkomen dat het certificaat verloopt en het bedrijf geen certificaat heeft. Houd er hierbij rekening mee dat er binnen deze termijn nog tijd overblijft voor het nemen van eventuele aanvullende acties of het aanleveren van bewijzen, wanneer de auditor het aangeleverde bewijsmateriaal als onvoldoende heeft beoordeeld.

Auditfrequentie
De auditfrequentie was voorheen afhankelijk van de risicoklasse van het product en het behaalde certificatieniveau. De risicoklassen (hoog en laag risico) zijn verdwenen. De auditfrequentie is nu alleen afhankelijk van het behaalde niveau (tabel 3). De minimale frequentie is een keer per jaar. Wanneer een score C wordt behaald, moet de volgende audit al na zes maanden plaatsvinden.

Rapport
De BRC verwacht dat er een gedetailleerd rapport wordt opgesteld conform de voorgeschreven indeling. In versie 4 wordt specifiek benadrukt dat het rapport duidelijk inzicht moet geven in:

  • de wijze waarop aan (belangrijke) criteria wordt voldaan;
  • vorm en soort van de vastgestelde afwijking;
  • corrigerende maatregelen die op de dag zelf zijn uitgevoerd;
  • verbeteringen sinds de vorige audit;
  • punten die als positief opvallen;
  • bijzondere omstandigheden/opmerkingen van de auditor.

Dit betekent dat een certificerende instelling een compleet rapport dient op te stellen (dus niet alleen een vinkenlijstje). Alleen een compleet rapport levert namelijk voldoende bewijs voor de retailer in geval van calamiteiten.

Conclusies
Het nieuwe protocol maakt de BRC Global Standaard – Food zwaarder. De auditee moet zich goed voorbereiden omdat de consequenties van afwijkingen zwaarder zijn:

  • een ‘major’-afwijking bij een ‘fundamental’-criterium leidt tot een gehele nieuwe audit;
  • meerdere afwijkingen (> 20 ‘minor’-afwijkingen) leiden tot een herhalingsaudit na zes maanden;
  • afwijkingen bij criteria die voorheen op aanbevelingsniveau waren vermeld moeten nu ook binnen vier weken worden opgeheven.
Reageer op dit artikel