artikel

Kwaliteitsmanagement voor het mkb

Algemeen

Zuivelbedrijf Koninklijke VIV Buisman merkte dat Excel als analyse- en rapportagesysteem voor kwaliteitsmanagement niet langer voldeed. Na een zoektocht langs de bekende LIMS-systemen (Laboratorium Informatie Management Systeem) koos het bedrijf uit Zelhem voor Alis, een relatief nieuw product in deze markt. De reden? Efficiëntie en inzicht in kwaliteit, maar ook beheersbaarheid en gebruiksvriendelijkheid.

Tijdens het zoeken naar een nieuw systeem bleken de traditionele LIMS-systemen niet helemaal de juiste. Prima systemen, maar voor een middelgroot bedrijf als Koninklijke VIV Buisman veel te omvangrijk. Gelukkig hoefde de keuze tussen Excel en een groot LIMS niet gemaakt te worden. Alis is een mooie tussenoptie. Voor grofweg één tiende van de prijs van een traditionele LIMS werd het hele implementatietraject doorlopen en is Alis in gebruik genomen in de dagelijkse operatie.

Uitgebreid productarsenaal
“In totaal produceren we zo’n tweehonderdvijftig verschillende zuivelspeciaalproducten op basis van boterolie. Boterproducten voor de bakkersindustrie bijvoorbeeld, waardoor croissants knapperig blijven. Maar ook boterproducten met een hoog smeltpunt, zodat het geschikt is voor export naar bijvoorbeeld het Midden-Oosten”, vertelt Marcel de Buijzer, production director van Koninklijke VIV Buisman.

Koninklijke VIV Buisman, ontstaan uit een verkoop- en handelsorganisatie in roomboter (Koninklijke Buisman) en een producent en verkooporganisatie van boterolieproducten (VIV Vreeland), richt zich sterk op ontwikkeling en verkoop van innovatieve producten. Het bedrijf produceert onder eigen merk, maar ook volgens tailor-made specificaties van haar klanten in Europa, het Midden-Oosten en het Verre Oosten. Door het ordergedreven proces en het klantspecifieke karakter van veel producten, wordt veel gevraagd van de analisten en operators. De Buijzer: “Voor onze laboranten is het belangrijk dat ze per order precies weten welke specificaties gelden en welke analyses en controles er moeten plaatsvinden. Dat vraagt om een systeem dat kwaliteit en processen goed waarborgt en beheersbaar maakt.”

Te groot voor Excel
Sanne Driessen, teamleider laboratorium, lacht als ze vertelt hoe ze tot voort kort alle controles en analyses met Excel uitvoerde. “Ik moest soms wel tien tabbladen door om de data te verzamelen die ik nodig had voor mijn rapportages. Daar komt nog bij dat Excel niet erg gebruiksvriendelijk is. Niet iedereen kan er goed mee over weg, dus we waren afhankelijk van collega’s die Excel-expert zijn.”
De Buijzer beaamt dit: “Het is een hoop zoekwerk. Uiteindelijk komt de informatie die je nodig hebt er wel uit, maar het kost veel tijd.” Een oerwoud van Excelbestanden, zonder duidelijk overzicht verspreid over verschillende afdelingen; het is een herkenbaar probleem voor veel groeiende productiebedrijven. “We waren er allemaal van overtuigd dat er iets anders moest komen.”

Te klein voor LIMS-systemen
Als teamleider laboratorium startte Driessen de zoektocht naar een systeem dat Excel zou kunnen vervangen. In eerste instantie door zich verder te verdiepen in de bekende systemen. Driessen: “Het LIMS dat ik in mijn vorige baan leerde kennen is een prima systeem voor commerciële labs, maar we ontdekten dat we ongeveer de helft van de functionaliteit niet zouden gebruiken.” Uitgebreide lab-workflow regulering, voorraadbeheer van chemicaliën en LIMS facturatiemodules hebben ze in Zelhem niet nodig. De Buijzer valt Driessen bij: “Een traditioneel LIMS was voor ons te groot. Bij VIV Buisman zijn we pragmatisch. Beheerskosten lopen snel op. Een dergelijk systeem moet wel een middel zijn dat ondersteunt en geen doel op zich. Het moet echt waarde toevoegen.”

Gericht op productielaboratoria
Via Google zette Driessen de zoektocht naar een nieuw laboratorium- en
kwaliteitsmanagementsysteem voort. “Zo kwam ik op de website van Asystance waar ik informatie heb aangevraagd en is het balletje gaan rollen”, geeft ze aan. “Alis is een systeem voor kwaliteitsmanagement binnen kleine en middelgrote productiebedrijven. Daarin hebben we elkaar gevonden”, voegt De Buijzer toe. Alis combineert LIMS-functionaliteit met kwaliteitsmanagement. Zo kunnen naast de analyseresultaten ook alle processenmodellen, procedures en formulieren uit normsystemen als ISO 9001, ISO 22000 of HACCP worden beheerd met Alis. Deze combinatie van QA en QC georiënteerde functionaliteit maakt het eenvoudig voor een pragmatisch ingesteld productiebedrijf om de administratieve rompslomp in kwaliteitsmanagement sterk te reduceren.

Scepsis verdwijnt
Om met Alis te werken hoef je geen ICT’er te zijn. Asystance streeft ernaar Alis zo op te zetten dat de inrichting en het beheer volledig door de klant kan worden uitgevoerd. Op die manier kan Asystance het systeem tegen een aantrekkelijke prijs in de markt zetten en zijn gebruikers onafhankelijk. De inrichting en implementatie van Alis heeft Driessen vrijwel zonder tussenkomst van Asystance uitgevoerd. Voor Asystance bevestigt dit dat het systeem ook werkt in de voedingsmiddelenindustrie.

“Eigenlijk ging alles vanaf het begin goed,” vertelt Driessen. “Ik heb zelf een demo en een praktijktraining gegeven aan de laboranten. Omdat ik zelf al snel met Alis overweg kon en er enthousiast over was, kon ik dat goed overbrengen. Daardoor verdween de aanvankelijke scepsis van onze operators snel en werd het allemaal goed opgepakt”. Operators komen inmiddels uit zichzelf naar Driessen toe met ideeën over wat ze in en om het laboratorium allemaal nog meer met Alis zouden kunnen doen. Driessen: “Dat is voor mij een teken dat het echt leeft en dat iedereen er prettig mee kan werken. Het is volledig ingeburgerd.”

Sneller meer overzicht
“Het belangrijkste verschil met Excel is toch wel dat het allemaal sneller en overzichtelijker werkt”, laat De Buijzer weten. “Met één druk op de knop heb je de control charts, analyseresultaten of statistieken die je nodig hebt. Niet alleen voor onszelf, maar ook richting klanten en leveranciers kunnen we nu sneller rapportages over de geleverde kwaliteit genereren. We hebben meer en accuratere informatie voor het nauwkeuriger sturen van de processen.”

Directe financiële besparingen door het werken met Alis ziet De Buijzer nog niet: “De
werkzaamheden op QC en QA gebied zien wij door de regelgeving eigenlijk alleen maar toenemen. Met het systeem werken we weliswaar efficiënter, maar we zullen er geen fte’s mee besparen. Dat was ook niet onze opzet. Wel kunnen we het moment uitstellen dat er nieuwe werknemers moeten worden aangenomen.”

Alle informatie gekoppeld
Naast het betere overzicht en het feit dat Alis sneller werkt dan Excel, is een bijkomend voordeel dat het door de hele organisatie is te gebruiken, ook op andere locaties. Alis is een web-based applicatie, dus iedereen met een computer met toegang tot het internet kan er mee werken. Driessen ziet dit als een groot voordeel: “Vroeger moesten we al die bestanden rondsturen en je kon bovendien niet tegelijkertijd in één bestand werken. Nu komt alles samen. De controleresultaten aan de lijn zijn direct zichtbaar en bruikbaar in het laboratorium of het verkoopkantoor. Alle informatie is gekoppeld en bruikbaar voor iedereen.”

Voorwaarde voor het op afstand kunnen gebruiken van Alis is dat alle data extern moet worden geplaatst. Voor sommige bedrijven is dit in eerste instantie een drempel. De Buijzer: “Het is in het begin even een issue geweest, maar we vertrouwen op de beveiliging van Asystance. Onze systeembeheerder heeft er ook nog goed naar gekeken, maar hij zag geen enkel probleem. Zolang onze internetverbinding het doet, kunnen we bij het systeem.”

Meer inzicht in kwaliteit
Efficiëntie, overzicht en integraal gebruik zijn natuurlijk belangrijke voordelen, maar uiteindelijk staat de kwaliteit van producten en processen centraal. In het begin van het proces kunnen leveranciers met behulp van Alis snel en gemakkelijk worden gescreend. Is een grondstof goedgekeurd, dan gaat deze het proces in. Tijdens het proces vindt er via Alis na elke stap controle plaats en aan het einde van het productieproces kunnen klanten worden geïnformeerd over de geleverde kwaliteit. “De producten zijn niet beter geworden door Alis”, vertelt De Buijzer, “maar de processen wel. Als een grondstof of eindproduct buiten spec is, waarschuwt het systeem uit zichzelf. Je kunt dus sneller en alerter reageren en eigenlijk niets meer over het hoofd zien.”

Reageer op dit artikel