artikel

Productspecificaties beheren

Algemeen

Een paar honderd grondstoffen, een paar honderd eindproducten, elk met een eigen specificatie. Dat is de problematiek van menig voedingsmiddelenfabrikant. Hoe houd je al die specificaties beheersbaar? De PAVO-themagroep productontwikkeling en kwaliteit wijdde in juni een bijeenkomst aan dit thema.

Kun je een zelfgebouwd Excel-programma gebruiken voor het maken van specificaties? Volgens Erik Vliek, manager Productontwikkeling en Kwaliteit bij vleeswarenproducent Zwanenberg Food Group, zijn de mogelijkheden van Excel op den duur beperkt. “Excel is goedkoop en flexibel, maar met steeds meer verschillende grondstoffen en eindproducten raakt het vol. Bovendien bevat elke specificatie steeds meer gegevens vanwege HACCP, BRC, allergenenwetgeving enzovoort. Wij hebben in 2002 gekozen voor een speciaal programma.”

Eenduidig en actueel
Als eerste stap op weg naar een nieuw specificatieprogramma heeft Zwanenberg de informatiestromen in kaart gebracht. De organisatie bleek voor verbetering vatbaar. “We hebben gekozen voor centralisatie: alle specificaties maken we voortaan in het hoofdkantoor, waar ook de in- en verkoop, kwaliteitszorg en R&D zijn gevestigd. Zo kunnen we een eenduidige informatievoorziening en actuele wetskennis garanderen.”

Zwanenberg heeft het programma Eclarion van Indésys geselecteerd. Eclarion is niet gekoppeld aan bestaande systemen. Wel zijn de procedures voor de specificaties afgestemd aan die voor inkoop, R&D, logistiek en kostprijscalculatie. Vliek is tevreden over het programma: “We hebben een betrouwbare database en de informatiestromen zijn gestructureerd.”

Aanpassen
Uniq, fabrikant van Johma-salades en -sandwiches, gebruikt de software van Adifo voor het maken van specificaties. “Sinds 2004 hebben we alle 450 grondstoffen in het systeem zitten. Nu kunnen we in tien minuten een specificatie maken”, aldus specificatiebeheerder Edwin van der Wal. Voor het aanvragen, controleren en invoeren van alle gegevens van een grondstofspecificatie rekent Uniq drie uur. “Elke twee weken hebben we wel een nieuwe of alternatieve grondstof, het aanpassen van specificaties gaat continu door.”

Bedrijven als Zwanenberg en Uniq zijn in de minderheid, is de ervaring van Johan Hulleman, hoofd Kwaliteit en facilitaire dienst bij Sligro Food Group Nederland BV. “Bij vijf procent van al onze leveranciers zijn de specificaties direct in orde, vaak is een paar keer overleg nodig. Dat geldt voor grote en kleine bedrijven.”

Standaardisatie
Over het groeiende belang van de ingrediëntendeclaratie, voedingswaarden en allergenendeclaratie op de productspecificaties zijn de sprekers het eens. De ergernis gaat over het gebrek aan standaardisatie. “Klanteigen specificatieformats vergen al gauw anderhalf uur per specificatie”, is de ervaring van Van der Wal. “Handmatig invulwerk vergroot bovendien de kans op fouten, of het nu op papier is of met de computer”, vult Vliek aan.

Hulleman ziet standaardisatie wel als ideaal, maar verwacht dit niet op korte termijn. “Sligro heeft 30.000 voedingsmiddelen in zijn assortiment, afkomstig van 1.500 leveranciers over heel de wereld. Sommige bedrijven hebben gewoon de kennis niet om volledige specificaties te maken.”

Reageer op dit artikel