Kwaliteitsmanager wordt ketenregisseur

Veldhoven, 27 september 2018 08:00 | René de Jong

De voedselveiligheidseisen en -normen worden steeds hoger. Steeds meer ketenpartijen spelen hierdoor een rol in de wereld van kwaliteit en veiligheid. Een QA professional moet dus meer dan ooit in staat zijn om over de ‘bedrijfsgrenzen’ heen te kijken en met meerdere leveranciers, klanten en externe instanties samen te werken. Wordt het tijd om de QA manager om te dopen tot ketenregisseur?

Het gaat misschien wat ver om de functietitel van de QA manager te wijzigen, maar het is wel cruciaal om organisatie-breed duidelijk te maken dat de rol van de kwaliteitsmanager de laatste jaren sterk verandert. Een QA professional binnen de totale (productie)keten - van grondstof tot eindproduct – heeft inmiddels te maken met tientallen stakeholders als het gaat om kwaliteit, gezondheid, veiligheid en milieu. In figuur 1.1 wordt het speelveld van een QA professional overzichtelijk geïllustreerd. Deze bestaat namelijk uit:

  1. Overheid & accrediterende instanties
  2. Leveranciers
  3. Interne betrokkenen
  4. Klanten
  5. Social community (iedereen met een mening)

Elke partij heeft in het proces van realisatie tot aflevering van het product, individuele wensen en eisen. In steeds meer gevallen wordt zelfs het gebruik of de consumptie van het product als aandachtsgebied van QA gezien. Het is als QA professional daarom essentieel om in het voedselveiligheidsplan bij iedere partij stil te staan.

Infoland 1
Figuur 1.1

Overheid & accrediterende instanties; zijn juiste maatregelen getroffen?

Iedere organisatie in de food-sector heeft nu eenmaal te maken met de wet- en regelgeving, bestaande uit een verplichte set aan normen en kaders. Overheidsinstellingen en accrediterende instanties zijn hier veelal bij betrokken. Naast het bewaken van deze kaders zijn er echter ook situaties waarbij bedrijfsdoelstellingen leiden tot een additionele set aan kaders. Het is daarom cruciaal om inzicht te creëren in de werkwijze van al deze instanties en deze informatie in de hele organisatie tussen de oren te krijgen. Daarnaast eisen deze instanties vaak dat documenten & processen op orde zijn, er een melding- en afwijkingenprocedure is ingericht, er audits & inspecties plaatsvinden en dat er over risico’s is nagedacht. Mede door deze instanties is de doelstelling ‘altijd audit-ready zijn’ voor steeds meer organisaties een must.

Leveranciers; hoe de kwaliteit te borgen?

De rol van de ketenregisseur komt ook steeds meer tot uiting door de veelvoud aan leveranciers waar organisaties in de foodsector mee te maken hebben. Want, bezit een leverancier wel de juiste certificaten? En, voldoet een leverancier überhaupt aan de eisen die je als afnemende organisatie stelt? Twee simpele vragen die tegenwoordig niet meer vanzelfsprekend zijn. En twee vragen die direct impact hebben op het werk als QA professional. Want bij audits wordt er verlangd dat de professional  in staat is om deze informatie eenvoudig beschikbaar te stellen. Hoe vervelend is het dan als het certificaat van de leverancier verlopen is. Het ‘managen’ van de leveranciers is daarom een activiteit die integraal onderdeel uitmaakt van de rol van een QA professional.

Interne partijen; maken ze het werk makkelijker of moeilijker?

De kwaliteitsafdeling is al lang geen eilandje meer. Ook intern heeft de QA professional te maken met steeds meer verschillende stakeholders. Van directie, HR tot facilitaire diensten en de operationele medewerkers; iedereen speelt een rol. En dat is een uitdaging. Want hoe zorgt een QA professional ervoor dat kwaliteit niet als gezeik wordt ervaren? Dat mensen het nut en de noodzaak inzien van dit werk? En hoe te zorgen dat alle wetten en regels niet belemmerend gaan werken? Als ketenregisseur is het essentieel om hier antwoorden voor uit te werken in de vorm van (les)materiaal en eenvoudige toepassingen die het leven van alle interne gebruikers makkelijker maakt.

Klanten, consumenten en een hele sociale community

Tot slot heeft een QA professional te maken met afnemers. Zij spelen een steeds belangrijkere rol. Om de kwaliteit te kunnen borgen, voeren klanten namelijk steeds frequenter audits en inspecties uit. Supermarkten, (fastfood)restaurants, afnemers van halffabricaten en een hele batterij aan andersoortige afnemers, komen daarbij om de hoek kijken. Meer dan ooit is er een toename te zien in de keten aan kwaliteitschecks. Dit komt mede door de stijgende invloed van consumenten en de transparantie die ontstaat door social media en internet. Hierdoor is het speelveld van veel leveranciers in de food sector significant verandert. Influencers en individuele berichten van social media gebruikers, hebben namelijk via de diverse platforms de mogelijkheid om snel een grote groep mensen te bereiken.

Infoland 2

Als bedrijf in de foodsector is het daarom essentieel om social media goed te volgen en als QA professional nauwe banden te onderhouden met de marketingafdeling. Een mooi voorbeeld van hoe dit tot een succes kan leiden, is een recente casus van Tony’s Chocolonely waarbij synthetische haren, afkomstig van een kwast, in de repen terecht waren gekomen. Niet alleen leverde dit berichten in dagbladen (zoals het AD) op, ook op social media was het een trending topic. De aanstichter van dit grootse social media geweld bleek niemand minder dan Tony’s Chocolonely zelf. Bovenstaande afbeelding werd namelijk op de site en social media kanalen van de chocolade leverancier geplaatst en zorgde voor een stroom aan positieve reacties. Hiermee wist het bedrijf een serieus – en ergens ook wel ernstig – incident om te zetten naar begrip en positiviteit.

Op 16 oktober wordt er ook een webinar georganiseerd over dit onderwerp waarin Hoogwegt Group haar ervaring deelt! Bekijk hier meer informatie en meld je aan.

Auteur: René de Jong van Infoland, Kennispartner van VMT.