Column: Wat onbalans in de massabalans zegt over uw bedrijf

Den Bosch, 3 juli 2017 10:53 | Sander Lenskens

Veel foodproducenten hebben veel te weinig zicht op de omvang van hun productie en de hoeveelheid uitval. Het feit dat ze hun massabalans niet op kunnen maken, betekent vaak dat er meer aan de hand is.

Stelt u zich eens voor dat u een fabriek runt die mooie, ambachtelijke vissticks produceert. De visstickfabriek loopt als een trein. Elke dag komen er kratten verse vis binnen en rollen er talloze dozen mooie, diepgevroren vissticks van de band die hun weg naar afnemers in binnen- en buitenland vinden. 

In theorie zou u precies moeten weten hoeveel u geproduceerd heeft op ieder gegeven moment en hoe de planning voor de komende weken er ongeveer uitziet. Het zou precies bekend moeten zijn hoeveel vis er in de koeling staat. En hoeveel vis er op dit moment wordt verwerkt. Hoeveel paneermeel u moet bijbestellen. Hoeveel vissticks vandaag van de band rollen. Makkelijk zat toch? U weet immers precies wat er binnenkomt, wat er in de koeling staat, wat u levert en wat u weggooit. 

Dat was ook wat ik vroeger dacht: ‘hoe moeilijk kan het zijn?’ 

Geen sluitend verhaal

Inmiddels is mijn beeld aardig bijgesteld. De afgelopen jaren ontdekte ik dat zelfs de meest vooraanstaande voedselproducenten niet altijd precies weten wat ze in huis hebben (of hadden) op een bepaald moment. Hoewel de massabalans in theorie altijd sluitend moet zijn, blijkt dat in praktijk tegen te vallen. 

Aangezien vis niet verdampt in de koeling, moet er iets anders aan de hand zijn wanneer de massabalans niet klopt. Een belangrijke oorzaak voor onbalans in de massabalans: niet elk productieproces is in beton gegoten is. Als producent van ambachtelijke vissticks kunt u immers besluiten om vandaag tijdelijk wat meer paneermeel te gebruiken omdat de lading die  geleverd werd net even van een andere kwaliteit was. Als u dat vervolgens niet of niet goed registreert, klopt de balans niet meer. 

Maar zelfs als u het wél goed registreert, kan het zijn dat u nog steeds niet weet hoe het ervoor staat. Simpelweg omdat het allemaal keurig in systemen staat, maar het een hels karwei is om het er allemaal uit te krijgen. Veel foodbedrijven werken met prima systemen en prachtige spreadsheets waarin ze allerlei gegevens vastleggen. Een financieel systeem. Een voorraadsysteem. Een plansysteem. Een systeem voor het aansturen van het machinepark. Het beantwoorden van vragen vraagt echter om het combineren van informatie die in ál die systemen verstopt zit. Zelfs de meest eenvoudige rapportage kan uren kosten. Laat staan zoiets complex als de massabalans.

Is dat erg?
Is het erg dat u de massabalans niet met één druk op de knop op kunt maken en dat u weinig zicht hebt op de uitval? Misschien is dat op zich nog niet eens zo’n groot probleem. Toch is het vaak een signaal dat er meer aan de hand is. Misschien zijn er nog wel veel meer dingen waar u geen zicht op heeft. Kunt u bijvoorbeeld exact zeggen welke vis van welke leverancier in welke visstick is gegaan en aan welke afnemer die visstick verkocht is? En durft u uw hand in het vuur te steken voor de samenstelling (en de kloppende ingrediëntendeclaratie) van de vissticks als er tijdens het productieproces kleine dingen veranderen? Wist u dat de NVWA bedrijven in principe slechts vier uur de tijd krijgen om bij eventuele problemen exact aan te geven aan wie de producten verkocht zijn?

Een gebrek aan zicht op de massabalans verraadt nog iets. Als u namelijk niet precies weet wat u heeft, weet u ook niet wat u morgen en overmorgen nodig heeft om de productie te draaien. De kans is dus groot dat er veel te veel voorraad in de schappen ligt. Dat is het gunstige scenario. Het ongunstige scenario is dat de productie stopt omdat de voorraad op is. U weet waarschijnlijk ook niet precies hoe groot uw productiecapaciteit is, waardoor het risico op stilstand ontstaat.   

Integreer!

De oplossing is relatief eenvoudig. Neem afscheid van al die losse systemen en kies voor één, enkel geïntegreerd systeem waarmee zowel inkoop, verkoop, planning, warehousing, logistiek, marketing en de aansturing van het machinepark kunnen worden georganiseerd.

Met een dergelijke integratie gaan al die verschillende onderdelen van het bedrijf opeens met elkaar praten. Stel dat de beste verkoper een geweldige order binnensleept en in het systeem zet, dan weet de productieman waar hij aan toe is, dan weet de paneermeelinkoper dat hij aan de bak moet en weet de planner dat er over een paar weken wat extra inpakkers moeten worden georganiseerd. Dan wordt elke stap gestroomlijnd van forecast naar productieplan naar Materials Requirements Planning (MRP). Omdat het systeem ook praat met het machinepark, beschikt u bovendien binnen de kortste keren over een schat aan data en inzichten waarmee u bijvoorbeeld uw voordeel kunt doen bij het verhogen van uw Overall Equipment Effectiveness (OEE). Ook essentiële zaken als traceability, quality control en uw greep op uw koude keten worden veel beter te hanteren in een geïntegreerde wereld. 

Samenvattend komt het neer op drie dingen: grip, volledige transparantie en - uiteindelijk - betere marges. En, niet te vergeten, een kloppende massabalans. Daar zou iedere voedingsmiddelenproducent naar moeten willen streven.

Auteur: Sander Lenskens, sales executive ERP bij Delaware. Delaware schrijft als kennispartner van VMT columns voor de website.

 

Deze website maakt gebruik van cookies. Klik hier voor meer informatie.

sluiten X